Wat gebeurt er wanneer de interne controles worden onderbroken in een bedrijf?

De gevolgen van een storing in de interne beheersing kunnen breed en ernstig zijn. Interne controles beschermen tegen een aantal mogelijke problemen die de winstgevendheid of zelfs het voortbestaan ​​van een bedrijf op de lange termijn kunnen beïnvloeden. Als een van de interne bedieningselementen wordt omzeild of niet meer werkt, kan de controle worden uitgevoerd om te voorkomen dat de besturing wordt beveiligd.

Interne controles

Interne beheersingsmaatregelen zijn de processen en het beleid die een bedrijf gebruikt om ervoor te zorgen dat haar activiteiten effectief en efficiënt zijn, dat haar financiële rapporten juist en volledig zijn en dat het bedrijf zaken doet in overeenstemming met alle relevante voorschriften en wetten. Interne controles kunnen worden ingevoerd door de raad van bestuur of de eigenaars en managers van het bedrijf en ze worden opgevolgd door iedereen die betrokken is bij de activiteiten van het bedrijf. Sommige bedieningselementen zijn ontworpen om problemen te voorkomen, sommige om ze te detecteren en sommige om bestaande problemen op te lossen.

Effectiviteit en efficiëntie

Controles die zijn bedoeld om de efficiëntie en effectiviteit van bedrijfsactiviteiten te waarborgen, kunnen processen omvatten die zijn ontworpen om verspilling en uitvaltijd te minimaliseren. Als deze besturingselementen uitvallen, kunnen bedrijfsactiviteiten inefficiënt worden. Als een callcenter bijvoorbeeld regelmatig stopt met het volgen van cijfers, zoals de gemiddelde tijd besteed aan een gesprek, de close-ratio en de upsell-ratio, kunnen operators teveel tijd besteden aan elk gesprek, te weinig gesprekken sluiten en upsellen negeren. Het callcenter kan onrendabel worden.

Financiële betrouwbaarheid

Interne controles bedoeld om de betrouwbaarheid van financiële gegevens te waarborgen, omvatten het gebruik van interne audits, verrassingsinspecties en scheiding van financiële taken. Als een manager de controles opheft en een interne audit annuleert om tijd of geld te besparen, kan een fraude onopgemerkt blijven. Een oneerlijke medewerker zou kunnen beslissen om misbruik te maken van het gebrek aan toezicht en een fraude te plegen die ze zelfs niet zou hebben geprobeerd als er controles waren geweest. Besturingselementen kunnen ook worden afgebroken als mensen samenwerken om zich om hen heen te verplaatsen. Bijvoorbeeld, de persoon die verantwoordelijk is voor het goedkeuren van uitgaven kan samenkomen met de persoon die verantwoordelijk is voor het afdrukken van de cheque om de segregatie van taken te omzeilen en van het bedrijf te stelen.

Nakoming

Interne controles die bedoeld zijn om naleving van wet- en regelgeving te waarborgen, kunnen voor een bedrijf het belangrijkst zijn, omdat overtredingen van wet- of regelgeving kunnen leiden tot hoge boetes, rechtszaken of zelfs strafrechtelijke aanklachten. Zo kan het bijvoorbeeld wettelijk verplicht zijn om thuis een groepshuis op te nemen om alle medicijnen ter plaatse te inventariseren. Als deze controle uitvalt, kunnen medicijnen verloren gaan of worden gestolen. Het bedrijf dat verantwoordelijk is voor het huis van de groep kan een boete krijgen of worden vervolgd, vooral als een klant ziek werd omdat zijn medicijnen misplaatst waren.