Soorten accounting voor een bakkerij

Een van de meest kritische elementen van het runnen van een succesvolle bakkerij is een accuraat boekhoudsysteem. Wanneer u uw systeem instelt, is een van de eerste vragen die u moet beantwoorden, welke boekhoudmethode u zult gebruiken. De Internal Revenue Service erkent twee belangrijke boekhoudmethoden, ongeacht het type bedrijf: kasbasis en opbouwbasis. Het belangrijkste verschil tussen hen is hoe en wanneer inkomsten en uitgaven worden gerapporteerd.

Toon me het geld

Onder de kasbasis van de boekhouding boekt u geen inkomsten en uitgaven totdat ze daadwerkelijk zijn ontvangen of betaald. De IRS verduidelijkt dit door uit te leggen dat inkomsten als ontvangen worden beschouwd wanneer het in uw account staat en u het onbeperkt kunt gebruiken. Als u bijvoorbeeld een tiental donuts verkoopt en uw klant betaalt met een cheque, moet u het inkomen opnemen, zelfs als u de cheque niet onmiddellijk verzilvert. Eveneens, wanneer u betaalt voor uw meellevering, moet u die uitgave opnemen wanneer u de cheque schrijft, zelfs als u deze niet meteen per post verstuurt.

Nadelen van de Cash-methode

Op het eerste gezicht lijkt het misschien alsof een kasbasis de juiste manier is om voor een bakkerij te gaan. Het is eenvoudig, duidelijk en waarschijnlijk wat je gewend bent in je persoonlijke leven. Het heeft echter een aantal nadelen in een zakelijke omgeving. De kasbasis geeft niet altijd een accurate weergave van hoe het met uw bakkerij gaat. Als u klanten heeft die op 30-daagse verkoopvoorwaarden gebakken producten van u kopen, bijvoorbeeld een cateraar, kunt u die verkopen pas tellen als u daadwerkelijk het aankoopbewijs hebt. Het kan ook de boekhouding van de inventaris bemoeilijken, wat een bakkerij bijna altijd heeft.

Het grote plaatje

Volgens de batenmethode registreren bakkerijen inkomsten en uitgaven wanneer ze zijn verdiend of ontstaan, ongeacht wanneer ze daadwerkelijk zijn ontvangen of betaald. Als een klant 12 dozijn broodjes voor het diner koopt en u factureert hem, dan moet u dat inkomen herkennen wanneer hij de bestelling in ontvangst neemt. De transactiebasis vereist dat u de verkoop en het resulterende inkomen registreert, zelfs als hij niet daadwerkelijk voor een andere maand zal betalen. Evenzo, wanneer uw bakkerij een zending bloem en suiker ontvangt, registreert u de kosten onmiddellijk, ook al schrijft u de cheque misschien niet voor nog een maand. Het belangrijkste idee hier is om u te helpen de inkomsten van een bepaald jaar te matchen met de kosten die worden gemaakt om het te verdienen. U krijgt ook een beter beeld van waar uw bakkerij staat, omdat u een actueel beeld krijgt van de financiën van uw bakkerij.

The Devil's in the Inventory

Hoewel de IRS niet specifiek vereist dat u de ene methode boven de andere gebruikt, moeten de meeste bakkerijen de accrual-basis gebruiken. De grootste reden hiervoor is inventaris. Bijvoorbeeld, als uw leverancier u factureert voor de ingrediënten die u gebruikt, zoals meel, specerijen, melk enzovoort, kunt u de contantmethode niet gebruiken om ze op te nemen of in te voeren in uw inventaris totdat u de cheque hebt geschreven. Dat kan het moeilijk maken om de financiële situatie van uw bakkerij te volgen en de belastingtijd ingewikkelder te maken. Daarom zou u moeten overwegen een boekhouder te raadplegen voor deskundig advies en om u te helpen bij het opstellen van de boeken voor uw bakkerij.