Vijf IT-functies in een organisatie

Met computers en computernetwerken hebben mensen in de tijd van een paar decennia kunnen bereiken wat ons anders vele eeuwen zou kosten. Mensen hebben het internet gedemocratiseerd, de communicatie sterk verbeterd, ons vermogen om te ontwerpen en uitvinden te vergroten met meerdere, en het leven in het algemeen gemakkelijker gemaakt. Nu dragen mensen kleine computerapparaten hun zakken die hulp bieden bij zowat elk aspect van het leven, of het nu is om ze 's morgens wakker te maken, of om hen te herinneren aan belangrijke gebeurtenissen, of om ons te helpen nieuwe informatie te denken en te leren.

Er kan worden beweerd dat de kleine computertoestellen die mensen ronddragen enigszins deel van ons zijn geworden. Ze zijn als extra organen in ons lichaam geworden, zoals armen of benen. Misschien kunnen we ze beschouwen als een soort verbetering van ons brein, waardoor we dingen kunnen bereiken die we eerder nooit voor mogelijk hadden gehouden.

Op dezelfde manier is IT een extra orgaan geworden in het lichaam van elk bedrijf, waardoor het bedrijf veel grotere dingen kan bereiken dan zonder de hulp van IT.

De IT-afdeling is een belangrijke afdeling die de anderen op tal van manieren aanvult en aanvult. En toch, als u niet erg vertrouwd bent met technologie, kan het allemaal een beetje vaag lijken wanneer u probeert te bedenken hoe de IT-afdeling de rest van de organisatie helpt. Je weet zeker dat deze afdeling absoluut belangrijk is. Waar je niet zeker van bent, is gewoon wat het zo belangrijk maakt.

Er zijn veel functies van ICT. Maar vijf functies springen eruit als bijzonder cruciaal.

De functie van communicatie

Communicatie is altijd al een belangrijk aspect van het bedrijfsleven geweest, zelfs lang voordat informatietechnologie zijn intrede deed. Met de opkomst van computers en internet is de communicatie echter opnieuw gedefinieerd. Dientengevolge is communicatie een van de belangrijkste IT-rollen in de organisatie. Het is nu mogelijk om contact met iemand op te nemen, ongeacht in welk deel van de wereld ze zich bevinden. Als het op zaken aankomt, is deze mogelijkheid heel handig.

Met de IT-afdeling kan de organisatie op zeer hoge snelheden communiceren via meerdere kanalen:

E-mail: u kunt uw werknemers eenvoudig een e-mail sturen wanneer u iets moet communiceren zonder ze persoonlijk te hoeven zien. E-mail is ook een geweldig kanaal voor het verzenden van officiële communicatie naar klanten en laat een schoon 'virtueel' papieren spoor achter dat u toestaat om een ​​constante registratie van correspondentie bij te houden.

Videoconferenties: videoconferenties zijn een uitstekende manier om met een ver weg team te communiceren en tegelijkertijd te zien. Het is gemakkelijker om vergaderingen op afstand te houden en zelfs samen aan een project samen te werken. Met videoconferenties kunt u net zo goed in dezelfde ruimte zijn.

Collaboration Software: Samenwerkingssoftware stelt teams in staat om samen te werken aan projecten op een manier die zowel efficiënt als snel is. Met de juiste samenwerkingssoftware kunt u de projecttijden tot de helft verkorten en onnodige vergaderingen overbodig maken, omdat alles in een virtuele vergaderruimte kan worden gedaan.

Sociale media: sociale media stellen uw medewerkers niet alleen in staat om op de hoogte te blijven van de nieuwste informatie uit de branche, maar bieden ook een leuke manier om uit te rusten en te socializen.

De functie van gegevensbeheer

Dit is weer een van de IT-afdeling functies die het onmisbaar maken. Met de toenemende complexiteit van de bedrijfswereld komen er steeds meer gegevens waarmee bedrijven te maken hebben. Deze gegevens komen ook in meerdere dimensies. Een bedrijf ziet verkeer in veel verschillende soorten gegevens, waaronder tekstgegevens, audiogegevens en videogegevens, onder anderen.

Om deze gegevens te kunnen beheren, heeft een bedrijf een IT-afdeling nodig om iets uit te voeren dat een database wordt genoemd. Met de database kan het bedrijf drie dingen doen:

Gegevens opslaan: door de gegevens in een opslagbare indeling te plaatsen, kunt u met een database enorme hoeveelheden gegevens opslaan in een kleine ruimte. Lang geleden waren de dagen dat gegevens moesten worden opgeslagen op papier en andere omvangrijke media. In een tijd waarin informatie macht is, helpt het om veel gemakshalve te kunnen vasthouden.

Gegevens beheren: gegevens zijn niet erg nuttig in de oorspronkelijke vorm, ook wel onbewerkte gegevens genoemd. Het moet worden opgesplitst in een zinvolle vorm die op zinvolle wijze kan worden ontcijferd en gebruikt om beslissingen te nemen in het bedrijf. De IT-afdeling biedt de hulpmiddelen waarmee deze gegevens kunnen worden beheerd, waaronder het analyseren en er conclusies uit trekken.

Toegang tot gegevens: het maakt niet uit wat voor soort gegevens uw bedrijf moet opslaan, die gegevens zijn waardevol en moeten worden beheerd, zodat alleen de juiste mensen er toegang toe hebben. De IT-afdeling biedt de beveiligingsmaatregelen om die gegevens te beveiligen en ongeoorloofde toegang te voorkomen.

De functie van marketing

Marketing is een kernaspect van zaken geweest zolang bedrijven er al zijn. Met de opkomst van computers en internet worden marketingcampagnes steeds meer digitaal. De IT-afdeling kan op verschillende manieren helpen met de marketingfuncties van een bedrijf:

Contentcreatie: u kunt reclame- en verkoopkopieën maken op een computer met behulp van tekstverwerkingssoftware. U kunt ook prachtige grafische advertenties maken met krachtige computers met grafische mogelijkheden.

Online adverteren: sociale media worden steeds belangrijker voor adverteren en, omdat het op internet leeft, welke betere afdeling om u te helpen met uw inspanningen dan de IT-afdeling? Door marketingcampagnes voor sociale media te lanceren, kan de IT-afdeling de verkoop verbeteren en de omzet verhogen. Het kan ook marketingcampagnes voor het bedrijf lanceren op andere platforms, zoals Google AdWords.

E-commerce: doordat steeds meer bedrijven online gaan, is het gebruik van computers van onschatbare waarde geworden voor de manier waarop u uw bedrijf voert en uw producten en diensten verkoopt. De IT-afdeling zou een hulpmiddel zijn bij het verwerken van bestellingen die in uw online winkel zijn gedaan.

Marketingonderzoek: met de opkomst van zoekmachines is het nu mogelijk om online onderzoek te doen naar consumententrends en de meest winstgevende kansen. De IT-afdeling kan hierin ook een rol spelen.

De functie van procesverbetering

Het kan heel belangrijk blijken te zijn bij het verbeteren van processen en efficiëntie om het bedrijf geld te besparen. Een klein bedrijf kan besparen op afdruk- en kopieerkosten door alleen op papierloze communicatie te vertrouwen. Samenwerkingssoftware en videoconferenties zouden besparen op logistieke uitgaven die zouden zijn gemaakt telkens als verschillende teams elkaar moesten ontmoeten en samenwerken. Het zou ook tijd besparen omdat er niet veel tijd zou worden verspild aan doorvoer.

De afdeling Personeelszaken kan efficiënter worden vanwege de IT-afdeling, omdat trainingssessies online kunnen worden gedaan en de communicatie met medewerkers kan plaatsvinden zonder papieren. Het resultaat is enorme besparingen op zowel tijd als kosten.

De functie van Enterprise Resource Planning

Enterprise Resource Planning heeft alles te maken met het koppelen van de verschillende functies van een organisatie, zoals boekhouding, human resources, productie en verkoop, met behulp van softwaresystemen. Deze systemen kunnen helpen bij zowel operationele als strategische besluitvorming. Voor een klein bedrijf betekent de verminderde complexiteit dat deze systemen één module per keer kunnen worden geïnstalleerd en naar behoefte kunnen worden geschaald.