Hoe een evenementenverklaring te schrijven voor een HR-incident

Werkplekkwesties, of personeelsincidenten, worden over het algemeen afgehandeld door een HR-medewerker of een medewerker voor werknemersrelaties die is opgeleid om klachten van werknemers te onderzoeken. Details over klachten van werknemers moeten worden gedocumenteerd als onderdeel van het onderzoeksproces. Het beheer van het onderzoek naar personeelsincidenten begint lang voordat een medewerker een klacht indient. Het begint met de toewijding van de werkgever aan eerlijk werkgeverschap, zoals federale en staatswetten die discriminatie op het werk en intimidatie verbieden, en een beleid op de werkplek met betrekking tot het afhandelen van onderzoeken en het oplossen van klachten.

Federale wetten

De Amerikaanse Equal Employment Opportunity Commission handhaaft titel VII van de Civil Rights Act van 1964 en andere federale wetten die werknemers beschermen tegen oneerlijke arbeidsvoorwaarden. Federale en nationale antidiscriminatiewetgeving vormen de basis waarop veel klachten over de werkplek worden ingediend. Een werknemer kan niet specifiek verwijzen naar de wet die de behandeling verbiedt waarover hij klaagt; Het is aan HR om de basis van de klacht te documenteren. Daarom bevat het HR-bestand meestal een korte beschrijving van de basis en de toepasselijke wetgeving. Als een vrouwelijke medewerker bijvoorbeeld klaagt dat haar supervisor zich schuldig maakt aan onwelkom gedrag, waaronder ontroerende en obscene opmerkingen, kan het HR-bestand 'Waarschijnlijke feiten: seksuele intimidatie door supervisor - onderzoek van titel VII' aangeven.

Verantwoordelijkheid van de werkgever

Het EEOC beveelt ten sterkste aan dat werkgevers potentiële aansprakelijkheid aanpakken door snel te verhuizen om problemen op de werkplek te onderzoeken en op te lossen. Het bureau zegt dat werkgevers die een proces opzetten voor werknemers om problemen op de werkplek te melden, de juiste methoden gebruiken om klachten van werknemers aan te pakken en op te lossen voordat ze escaleren naar formele beschuldigingen van discriminatie ingediend onder federale of staatsbescherming. Hoe eerder HR een onderzoek uitvoert, des te sterker zijn verdediging tegen het verminderen van aansprakelijkheid voor vermeende oneerlijke arbeidsvoorwaarden.

Human Resources Meeting

De eerste getuigenverklaring die HR aflegt, is van de medewerker. In een besloten vergadering dringt de HR-specialist er bij de werknemer op aan details over zijn klacht bekend te maken. HR luistert aandachtig en registreert de verklaring van de werknemer - met handgeschreven of getypte opmerkingen - terwijl ze informatie geeft over de incidenten. Ze moet worden aangemoedigd om feitelijke informatie te verstrekken en wordt ontmoedigd om informatie achter te houden omdat ze ervan uitgaat dat bepaalde details niet relevant zijn. HR maakt de vastberadenheid over wat relevant is.

Keten van gebeurtenissen

Voor zover zij zich herinnert, moet de werknemer informatie verstrekken zoals data, locaties, omstandigheden en namen van werknemers die aanwezig waren toen het incident plaatsvond. Daarnaast moet de medewerker haar reactie beschrijven of hoe ze op het incident heeft gereageerd. Bijvoorbeeld: "18 december 2012 - Afdeling verkoop - Om ongeveer 6 uur stond de supervisor van mevrouw Smith, de heer Doe, achter haar en legde zijn hand op haar rechterschouder toen hij vroeg of mevrouw Smith te laat zou blijven om te vangen op werk van de vorige dag, mevrouw Smith weigerde, er waren geen andere werknemers aanwezig. '

Getuigenverklaring

De klacht van de werknemer wordt behandeld als elke andere getuigenverklaring tijdens een onderzoek. HR vat de klacht van de werknemer samen en stelt een schriftelijke verklaring op voor de handtekening van de werknemer, waarna HR de werknemer waarschuwt om de klacht niet met haar collega's, supervisor of iemand anders te bespreken. HR legt uit dat het de zaak zoveel mogelijk vertrouwelijk houdt, maar dat voor het interviewen van andere getuigen basisinformatie over de klacht van de werknemer nodig is.

Organisatie en vertrouwelijkheid

De reeks gebeurtenissen moet in chronologische volgorde worden georganiseerd. HR moet voorkomen dat taal wordt gebruikt in een van de getuigenverklaringen die een voortijdige inschatting van de geloofwaardigheid van de getuigen suggereert. In feite zou HR nergens in het onderzoeksdossier kritische aantekeningen, analyses of geloofwaardigheidsbeoordelingen moeten maken. Houd alle beoordelingen en analyses gescheiden van het onderzoeksdossier in een ander vertrouwelijk bestand. Zulke opmerkingen kunnen ontdekt worden als ze deel uitmaken van het onderzoeksdossier, wat betekent dat als de zaak uiteindelijk een rechtszaak wordt, de advocaat van de werknemer HR kan vragen om documenten te produceren die relevant zijn voor het incident, inclusief alle onderzoeksmaterialen.