Hoe standaardwerkprocedures (SOP's) voor documentbeheer te schrijven

Organisaties en bedrijven van allerlei aard gebruiken documenten om berichten zowel intern als extern over te brengen. Om een ​​organisatie efficiënt te houden, moet het mechanismen ontwikkelen voor het controleren en organiseren van deze documenten. In feite publiceert de Internationale Organisatie voor Standaardisatie of ISO richtlijnen die niet-gouvernementele organisaties kunnen gebruiken om aan kwaliteitsnormen te voldoen. Punt 4.2.3 van de ISO 9001-normen verklaart deze richtlijnen.

1.

Maak een schets van het documentgoedkeuringsproces voorafgaand aan de uitgifte. Leg uit wie verantwoordelijk is voor het goedkeuren van een document en wie het document moet ondertekenen voordat het als goedgekeurd wordt beschouwd. Sommige organisaties hebben bijvoorbeeld een handtekening van de kwaliteitsmanager nodig, terwijl andere mogelijk handtekeningen voor goedkeuring van meerdere personen in topmanagementfuncties, zoals de vicepresident of president, nodig hebben.

2.

Definieer standaard operationele procedures voor documentupdates en beoordelingen na initiële goedkeuring. Geef aan of documenten periodiek (bijvoorbeeld halfjaarlijks) of indien nodig moeten worden herzien en bijgewerkt om wijzigingen of tekortkomingen in de documenten aan te pakken. Mechanismen uitleggen voor het vastleggen van de documentbeoordeling en de daaropvolgende nieuwe goedkeuring van documenten. Veel organisaties hebben dezelfde handtekeningen nodig voor hernieuwde goedkeuring als voor de eerste goedkeuring van documenten.

3.

Schrijf de stappen die nodig zijn om documentwijzigingen goed te identificeren en vast te leggen. U kunt bijvoorbeeld een revisiegeschiedenis bijhouden bij elk document met de wijzigingen die bij elke revisie zijn aangebracht. Verklaar het systeem dat wordt gebruikt om de huidige revisie van documenten te identificeren, zoals een systeem van letters en cijfers (bijvoorbeeld Rev. 23).

4.

Maak en verklaar het systeem voor het opslaan en organiseren van revisies van huidige documenten. U kunt bijvoorbeeld de netwerkserver van de organisatie gebruiken om documentbestanden elektronisch op te slaan of de opslag van fysieke papieren documenten verplicht te stellen. Leg in elk geval uit hoe medewerkers of geautoriseerde vertegenwoordigers toegang hebben tot de documenten en de toegestane rechten (bijvoorbeeld afdrukken of kopiëren).

5.

Leg uit hoe officiële documenten leesbaar en identificeerbaar blijven. Leg bijvoorbeeld bij elektronische documenten het naamgevingssysteem dat u gebruikt, uit. Leg voor papieren documenten uit hoe documenten moeten worden verwerkt en bruikbaar worden gehouden (bijv. Lamineren of documenten opnieuw kopisren).

6.

Maak een sectie in uw SOP's gewijd aan de organisatie en toegangscontrole van externe documenten. Maak een lijst van de externe documenten die u gebruikt (bijvoorbeeld door de overheid of door de klant geschreven documenten). Leg procedures uit voor het identificeren en organiseren van deze documenten binnen uw bedrijf en hoe u op de hoogte blijft van de huidige versies (bijv. Online overheidsagentschappen opvragen).

7.

Schrijf een methode voor het identificeren van verouderde documenten als deze worden bewaard en het onbedoeld gebruik van deze documenten wordt voorkomen. Sommige bedrijven versnipperen of verwijderen bijvoorbeeld verouderde documenten onmiddellijk na het identificeren van een huidige versie. Dit voorkomt dat oude documenten rondslingeren en zorgt ervoor dat ze niet per ongeluk worden gebruikt.