Hoe een offerte voor informele biedingen te schrijven

Een informeel bod wordt aan een potentiële klant voorgelegd als reactie op een uitnodiging om te bieden. Uitnodigingen om te bieden worden uitgebreid door particulieren, particuliere bedrijven en overheidsinstanties. Het bod zelf is een schriftelijke schatting van de kosten voor de klant voor u om een ​​klus te klaren die de klant wil. De uitnodiging om te bieden is slechts een uitnodiging, geen aanbieding, wat betekent dat er voorafgaand aan een formele overeenkomst tussen u en de klant aanvullende onderhandelingen zullen plaatsvinden. Het is echter belangrijk dat het bod uw beste schatting vertegenwoordigt op basis van de verstrekte informatie, aangezien toekomstige onderhandelingen gebaseerd zullen zijn op die schatting.

Stel het bod op

Het opstellen van een bieding begint met het verkrijgen van het biedingspakket. Het biedingspakket geeft het werk weer dat een klant nodig heeft en wanneer het moet worden voltooid. Het biedingspakket markeert ook de delen van het project die het belangrijkst zijn voor de klant. Het is belangrijk om eerst op die kwesties te focussen, omdat dit de elementen zijn waar de klant zich op zal concentreren. Na het schatten van de belangrijkste elementen van de klant, moet u de rest van het project evalueren. De klant kan sommige elementen meer waarderen dan andere, maar andere elementen kunnen net zo belangrijk zijn om ervoor te zorgen dat het project als geheel op bevredigende wijze wordt voltooid. Nadat u het hele project hebt gewaardeerd, legt u uw projecties en berekeningen vast op een manier die volledig is, maar eenvoudig voor de potentiële klant om te lezen en te beoordelen.

Bepaal geloofwaardigheid

Banen worden ingevuld door mensen, niet door bedrijven. Daarom is een van de belangrijkste dingen die u kunt doen de kwalificaties van de mensen die toezicht houden op de belangrijkste aspecten van de taak bij uw bod. Het verstrekken van deze informatie kan het vertrouwen van de klant in het vermogen van uw bedrijf om het project te voltooien cultiveren. U moet ook een lijst van eerder voltooide projecten opgeven die vergelijkbaar zijn met die waarvoor u biedt. Dit zal aantonen dat uw bedrijf het werk kan voltooien. Voeg indien mogelijk referenties en contactgegevens toe die aan deze projecten zijn gekoppeld. Op deze manier kan de klant uw vroegere werk opvolgen en een beter beeld krijgen van uw zakelijke praktijken.

Managementsamenvatting

Zodra u het volledige bod hebt voltooid, moet u een samenvatting opstellen. De samenvatting moet een overzicht van het gehele project geven, met de elementen die het belangrijkst zijn voor de potentiële klant. Het moet de klant duidelijk uitleggen hoe het werk zal worden voltooid, hoeveel u schat dat het project zal kosten en waarom de klant u zou moeten uitkiezen. De samenvatting moet kort zijn, of ongeveer één tot twee pagina's. Ook moet de samenvatting zodanig zijn opgesteld dat een klant de belangrijkste informatie in één oogopslag kan identificeren.

Laatste voorbereidingen

Het bod moet een weerspiegeling zijn van de professionaliteit van uw bedrijf, dus het is vooral belangrijk om eventuele fouten te minimaliseren om de competentie aan te tonen. Voordat u het bod indient, moet u het corrigeren om ervoor te zorgen dat er geen typefouten zijn en dat het document gemakkelijk te lezen is. Raadpleeg ook anderen in uw bedrijf met ervaring in het voltooien van vergelijkbare projecten om ervoor te zorgen dat uw schattingen redelijk zijn. Als u biedt op een overheidsproject, overweeg dan om een ​​erkende advocaat te raadplegen om ervoor te zorgen dat u voldoet aan alle relevante overheidsvoorschriften.