Een nieuw bedrijfsbeleid schrijven Memo

Bedrijfseigenaren hebben veel redenen om nieuw beleid en procedures te maken. Een bedrijf moet zowel een werknemershandboek als een bewerkingshandboek hebben geschreven en erkend door alle werknemers. Deze boeken houden het bedrijfsbeleid bij. Als een beleid verandert of een nieuw beleid wordt geïmplementeerd, moeten werkgevers de werknemers op de hoogte brengen van de wijziging. Het schrijven van de memo voor een nieuw of bijgewerkt bedrijfsbeleid is de eerste stap.

Memo-indeling

De meeste zakelijke tekstverwerkingsprogramma's zoals Microsoft Word hebben sjablonen voor zakelijke memo's. Sjablonen vereenvoudigen het formatteren van een memo. U voegt gewoon de componenten toe aan de sjabloon om uw memo te formatteren. De meeste sjablonen plaatsen het woord Memo of Memorandum bovenaan in een groot lettertype. Ze kunnen ook in een kleiner lettertype een verduidelijker bevatten, zoals Vertrouwelijk of Alleen voor intern gebruik . Dit kan allemaal in de kop van de pagina staan.

Het hoofdgedeelte van de notitie moet bedrijfsopmaak gebruiken, blokindeling genoemd. Lijn elk gedeelte uit met de linkermarge en scheid elk blok met de regelafstand. Zakelijke lettertypekeuze moet Courier, Arial of iets dergelijks zijn. Het punt is om leesbaar te zijn. Zakelijke lettertypegrootte is meestal 12 punten.

Het eerste blok is de sectie distributie, datum en onderwerp. Bijvoorbeeld:

• Aan: alle werknemers

• Van: Director of Operations

• Datum: 1 maart 2017

• Onderwerp: niet-toegewezen parkeerruimten.

De ontvangers moeten een duidelijk beeld krijgen van wie de memo heeft gestuurd, wie een kopie ontvangt, de datum en het doel van de memo.

Informatie presenteren in de memo

De kans is groot dat de memo wordt gegenereerd omdat een wet is gewijzigd of er iets is gebeurd tijdens het werk dat een probleem veroorzaakte. Om toekomstige problemen te voorkomen, implementeert het bedrijf een nieuw beleid. Hoewel het prima is om naar nieuwe wetten te verwijzen, vermeld nooit individuele gebeurtenissen die hebben geleid tot het creëren van het nieuwe beleid. Vermijd specifiek het verwijzen naar werknemers en vermijd opruiende of denigrerende taal in de memo. Houd de toon professioneel en blijf uitsluitend bij de feiten. Als er bijvoorbeeld een nieuw kluisjebeleid wordt geïmplementeerd, mag de taal niet beschuldigend zijn of op een of andere manier verwijzen naar eerdere diefstal van werknemers.

Het lichaam van de memo

De hoofdtekst van de memo kan een of meer paragrafen zijn die de stijl van het blokformaat gebruiken voor het bedrijfsleven. De notitie moet een bestaand beleid en het nieuwe beleid bevatten, samen met de ingangsdatum van het nieuwe beleid.

Mogelijk moet u aanvullende informatie over het nieuwe beleid verstrekken. Een bedrijf moet bijvoorbeeld mogelijk veiligheidsprotocollen op locatie wijzigen vanwege nieuwe federale voorschriften. Markeer eventuele wijzigingen in bestaand beleid, waarbij duidelijk wordt gedefinieerd hoe oud is van het nieuwe. Raadpleeg bestaand relevant beleid door de beleidsnaam en sectie of het paginanummer te vermelden waar deze zich bevinden in de bestaande beleidshandleiding.

Elke beleidshandleiding moet worden gedateerd, zodat medewerkers weten dat ze naar de juiste versie kijken. Wanneer u verwijst naar wijzigingen in een nieuwe beleidsnota, vermeld dan de datum van de handleiding waarnaar wordt verwezen.

Distributie lijst

Werkgevers moeten een manier vinden om ervoor te zorgen dat elke medewerker die de memo moet ontvangen een exemplaar ontvangt. Niet elk bedrijf heeft elke werknemer op een e-maildistributielijst. Om er zeker van te zijn dat de memo door iedereen wordt ontvangen, post deze waar het Department of Labor en OSHA posters worden bewaard voor alle werknemers om te beoordelen. E-mail de distributielijst van medewerkers die e-mails hebben. Neem de memo op met loonstrookjes of vraag managers om een ​​kopie aan elke medewerker te overhandigen en een vergadering over de wijziging te houden.

Addendum bij handleidingen

Voeg de nieuwe memo toe als een addendum bij de bestaande werknemershandleiding. Als u de gebruikershandleiding al enige tijd niet hebt bijgewerkt of als er veel wijzigingen plaatsvinden, is het misschien verstandig om de volledige handleiding bij te werken met een nieuwe publicatiedatum. Op die manier zullen werknemers niet per ongeluk verwijzen naar verouderde policies.