Hoe een aankondiging van een vergadering te schrijven

Het schrijven van een vergadering aankondiging duurt meer dan het typen van de tijd, plaats en wat wordt gedekt. Het kan zijn dat uw collega's het druk hebben, niet hoeven bij te wonen of een ander aantal redenen hebben om niet naar de vergadering te komen, dus u wilt ervoor zorgen dat uw aankondiging de aanwezigheid maximaliseert. Als je alle basisprincipes afdekt, zul je meer lichamen op stoelen krijgen als je een goede opkomst nodig hebt.

1.

Begin met de reden voor de vergadering. U nodigt mogelijk werknemers uit die meestal niet bij het onderwerp van de vergadering betrokken zijn en zij kunnen ten onrechte denken dat de vergadering geen voordeel voor hen heeft, tenzij u begint met de reden voor de vergadering. Programmeurs zijn bijvoorbeeld misschien niet klaar met het lezen van een vergaderingaankondiging over een financiële vergadering. Als de vergadering zich zal concentreren op nieuwe hardware-aankopen waarvoor de invoer van de programmeur is vereist, moet u die informatie aan het begin van uw aankondiging ontvangen.

2.

Neem de vijf W's op. Maak het gemakkelijk voor deelnemers om de logistieke informatie van uw aankondiging te verzamelen door het uit te splitsen met opsommingstekens wie, wanneer, waar, waarom en welke secties. Als je dit als je enige opmaak gebruikt, zet dan de tijd, datum en plaats als laatste, nadat je mensen hebt overgehaald om te komen.

3.

Geef negatieve resultaten van nonattendance. Vergroot het belang van uw bericht door de nadelen van nonattendance op te nemen en de vergadering zijn doelen niet te bereiken. Als genoeg computerprogrammeurs bijvoorbeeld de vergadering niet bijwonen, kan dit ertoe leiden dat de aankoop van nieuwe hardware of niet-programmeurs wordt vertraagd, waarbij wordt bepaald welke hardware het bedrijf zal kopen.

4.

Vertel wie de vergadering heeft aangevraagd. Werknemers zullen geen ontmoeting met hun directe leidinggevende of een bedrijf dat Bigwig belt willen missen. Als de persoon die de vergadering belt belangrijk is, neemt u deze op in de aankondiging.

5.

Vraag om een ​​RSVP. U kunt een lage opkomst krijgen als u uw vergadering op een slecht moment plant voor potentiële deelnemers. U kunt ook een lage opkomst krijgen omdat werknemers uw bericht verkeerd hebben geïnterpreteerd. Door te vragen om RSVP's kun je bepalen of je je bericht verkeerd hebt gecommuniceerd of je vergadering op een slecht moment hebt gepland. Geef uw contactgegevens op, inclusief uw telefoonnummer en e-mailadres.

6.

Neem een ​​call-to-action op. Veel mensen gebruiken technologie om afspraken te plannen of hebben een andere manier om belangrijke datums te noteren, zoals een muur- of bureaukalender. Voeg een verzoek toe aan uw genodigden dat zij de vergadering nu noteren zodat ze deze niet vergeten. Dit maakt het waarschijnlijker dat mensen die het besluit hebben genomen om deel te nemen, op basis van uw aankondiging, het evenement onmiddellijk plannen.