Een formele bedrijfsmemo schrijven

Zakelijke memo's zijn handig bij het snel verzenden van belangrijke informatie naar meerdere mensen in een afdeling of bedrijf. Memo's informeren werknemers over nieuw beleid, kondigen belangrijke informatie aan, verstrekken informatie over projecten of informeren medewerkers over deadlines. Hoewel het onderwerp van de memo's varieert, hebben alle zakelijke memo's dezelfde basisindeling.

Memolijn en koptekst

Typ het woord 'memo' of 'notitie' en centreer dit boven aan de pagina. Begin het kopblok links bovenaan de pagina twee regels vóór de memolijn. Type "Aan:" op de eerste regel en vermeld de naam en taaktegel van elke ontvanger. Het Purdue Online Writing Lab raadt aan om volledige namen in een menu te gebruiken, zelfs als je de ontvanger een bijnaam geeft als je haar persoonlijk ziet. Volg die regel met "Van:" en typ uw naam en functie. Typ 'Datum:' en de huidige datum op de volgende regel. Het onderwerpsegment bevindt zich op de vierde en laatste regel van de koptekst. Typ "Onderwerp:" en voeg vervolgens een korte beschrijving van het onderwerp toe. Ontvangers zullen de memo waarschijnlijk lezen als u het onderwerp zo direct mogelijk maakt. "Jupiter Project Deliverables Schedule" zal meer aandacht trekken dan "Jupiter Project", vooral als de ontvangers veel memo's ontvangen over het project.

Opening

De opening legt in het kort de reden voor de memo uit. Uw eerste regel kan als volgt luiden: "De eerste fase van het Jupiter-project moet aan het einde van de maand zijn voltooid. Om ervoor te zorgen dat we dit doel bereiken, moeten we de status van uw taken weten. "Houd dit gedeelte in het kort. Het moet kort en bondig de reden voor de memo uitleggen. Als de opening lang of vaag is, komen uw lezers mogelijk niet in het hoofdgedeelte van uw memo.

Hoofdblok

Het hoofdblok van de memo breidt zich uit naar de opening en bevat aanvullende informatie om de openingszinnen te ondersteunen. Matthew W. Ford College of Business stelt voor grote tekstblokken te vermijden en raadt u aan in plaats hiervan enkele zinnen of zinsdelen te gebruiken om de informatie samen te vatten die de ontvangers moeten weten. Het hoofdblok van uw memo kan zinnen bevatten waarin ontvangers worden gevraagd om elke taak die aan hen is toegewezen, weer te geven en om u op de hoogte te houden van de voortgang van elke taak. Beëindig de memo door de ontvangers te bedanken voor hun hulp. Vraag hen om contact met u op te nemen als ze vragen of opmerkingen hebben. Waarschuw de ontvangers op eventuele documenten die kunnen worden bijgevoegd door 'Bijgevoegd' te typen en een korte beschrijving van de bijlage te geven.

Formaat en stijl

Gebruik een lettertype van 12 punten dat niet moeilijk te lezen is, zoals Times New Roman, Arial of Calibri. Schrijf alinea's die drie tot vijf zinnen lang zijn. Zorg ervoor dat elke alinea slechts één idee bevat. Beperk de notitie tot één pagina. Als de notitie langer is, lezen uw ontvangers mogelijk niet verder dan de eerste pagina. Vermijd omslachtige taal en lange zinnen. Verwar een memo niet met een rapport. Het doel van een memo is om belangrijke informatie samen te vatten in een leesbaar formaat. Bespaar lange analyses of filosofische discussies voor vergaderingen of rapporten.