Hoe te schrijven om met medewerkers te communiceren

Naarmate de populariteit van e-mail is toegenomen, zijn de schriftelijke communicatievaardigheden afgenomen. Hoewel u misschien een korte, informele communicatie aan een medewerker levert, zijn er nog steeds bepaalde regels van toepassing. Wat u ook te zeggen hebt, als u het niet duidelijk en professioneel schrijft, raakt uw boodschap misschien verloren in de vertaling. Leren schrijven om te communiceren met werknemers is een belangrijke vaardigheid voor elke eigenaar van een klein bedrijf om te beheersen.

1.

Medewerkers correct toespreken. Zorg ervoor dat u hun naam correct spelt en vermijd het gebruik van 'beste' of de overdreven formele mevrouw, mevrouw of meneer. Gewoon gebruik van hun voornaam moet voldoende zijn voor de meeste werkcommunicaties. Hoewel het niet nodig is, is het ook nuttig om een ​​heel korte intro te hebben die de werknemer een goede dag toewenst of een persoonlijke opmerking maakt die nog steeds professioneel is. Dit helpt werknemers zich meer gewaardeerd voelen.

2.

Neem het belangrijkste punt van uw e-mail op in de eerste alinea. De gemiddelde medewerker wordt dagelijks met verschillende stukjes informatie gebombardeerd en dit kan leiden tot skimming van geschreven communicatie. U moet uw punt laten weten in de eerste alinea van de e-mail en vervolgens het resterende deel gebruiken om verder te stollen wat u te zeggen hebt.

3.

Laat belangrijke informatie opvallen. Als een project op een bepaalde datum moet zijn, moet je die datum opgeven en deze in een deel van de e-mail plaatsen waar deze opvalt. Bijvoorbeeld, in plaats van het begraven van de vervaldatum in een alinea, geef je de datum een ​​eigen regel in de e-mail. Dit zal helpen om de aandacht op deze informatie te vestigen. Hoewel u vetgedrukte of lettertypekleuren kunt gebruiken, kan dit leiden tot een onprofessioneel ogende e-mail.

4.

Zorg voor een goede balans tussen vriendelijk en professioneel. Hoewel werknemers graag het gevoel hebben dat ze belangrijk zijn voor een bedrijf en goed worden gewaardeerd, kan het overdreven informeel of persoonlijk zijn in een e-mail uw positie als 'baas' uithollen.

5.

Herinner de werknemer eraan wat u hem in de laatste alinea moet doen. Nogmaals, veel mensen snuffelen door geschreven communicatie. Ze letten op van wie het is, van het begin en het einde. Herhaal de noodzakelijke punten in de laatste alinea.

6.

Gebruik een passende slotverklaring. Als u geen "Bedankt, (uw naam) of een soortgelijke slotverklaring toevoegt, kan uw e-mail worden geïnterpreteerd als overdreven bruusk. Houd er rekening mee dat werknemers zich gewaardeerd willen voelen en dit is de perfecte plek om een ​​klein briefje toe te voegen om hen te laten weet dat je hun inspanningen waardeert.