Een verzamelbeleid voor een medisch kantoor schrijven

Het verzenden van uitstaande patiëntenrekeningen naar incassobureaus kost u kostbare tijd en geld. Voordat u die weg neemt, is het het beste om schulden in huis te innen. Dit wordt het best bereikt door beleid te creëren dat uw personeel en uw patiënten kunnen volgen voordat u uw praktijk zelfs maar opent. Als u geen geschreven verzamelinstructies hebt, stel dan effectief beleid op om uw verliezen te verminderen en een soepel betaalproces op te bouwen in uw praktijk.

Maak een plan voor het verzamelen van co-betalingen

Een van de gemakkelijkste manieren om co-betalingen te ontvangen, is volledige betaling te eisen wanneer patiënten bij elke afspraak inloggen. Volgens de American Medical Association gaan de trends in de ziekteverzekering steeds meer onder de verantwoordelijkheid van de betaling aan patiënten, en artsen moeten rekening houden met dekkingsveranderingen wanneer ze zich voordoen. In het beleid, directe receptie receptionisten om de huidige verzekering ID-kaart van elke patiënt te controleren om ervoor te zorgen dat de juiste co-betaling wordt verzameld. Plaats een bord bij de receptie dat mede-betalingen verschuldigd zijn op het moment van inchecken.

Dring aan op goed getrainde codeerders

Uw inzamelingsbeleid moet duidelijke instructies bevatten voor uw officemanager om inloggegevens te controleren van baliemedewerkers die codes aan verzekeringsclaims toewijzen voordat ze worden verzonden. U kunt geld verliezen en onnauwkeurige en ontoereikende verzekeringsuitkeringen ontvangen vanwege onjuiste codering. Neem gespecificeerde, verplichte trainingsschema's op voor uw factureringspersoneel via medische verenigingen, verzekeringsmaatschappijen en andere beschikbare trainingsbronnen. Train alle baliemedewerkers op verschillende beroepsoproepprocedures en hoe u een bezwaarschrift nauwkeurig kunt indienen.

Bepaal de vorm van betaling die u accepteert

Een effectief medisch kantoor stelt plannen op met creditcardleveranciers om betalingen met bankpassen en creditcards op kantoor te accepteren. Of u de kaart bij het inchecken voor de co-betaling neemt of telefonisch betaalt als u vervolgverzamelingen doet voor niet-vergoede kosten, als u alle soorten creditcards kunt accepteren, wordt uw verzameling aanzienlijk gestroomlijnd. Maak tegelijkertijd processen voor het accepteren van cheques die het controleren van identificatie bevatten. Neem enkele van de praktijken op die door de Federal Trade Commission zijn verstrekt voor het opmerken van rode vlaggen voor het opsporen van fraude of identiteitsdiefstal. Dat kan verdachte identificatiekaarten zijn die gewijzigde, ongeldige telefoonnummers en adressen bevatten en wanneer een persoon niet overeenkomt met de beschrijving op de weergegeven ID.

Ontwikkel een plan om patiënten af ​​te snijden

Of u nu patiënten zonder verzekering ziet die contant betalen of patiënten met hoge eigen bijdragen toestaan ​​om een ​​balans te overbruggen, u moet een beleid instellen dat medewerkers ertoe aanzet mensen af ​​te sluiten van diensten wanneer zij een onaanvaardbaar evenwicht hebben. Stel een limiet in, zoals $ 100 of $ 250. Wanneer een patiënt je zoveel of meer te danken heeft, weiger hem dan te zien tot dat saldo is afbetaald. Bepaal in het beleid hoeveel u in rekening brengt voor te late betalingen, gemiste afspraken en vergoedingen die u oploopt als accounts worden overgedragen aan een incassobureau.

Kies Collectiemaatschappij

Ten slotte zijn er tijden dat u een beroep moet doen op een incassobureau. Stel deadlines in uw verzamelbeleid die bepalen wanneer u accounts aan een extern bureau zult overdragen, zodat uw personeel geen individuele beslissingen hoeft te nemen. Onderzoeksmogelijkheden bij incassobureaus en kies er een na zorgvuldige interviews. Zoek uit of het bureau ervaring heeft met gezondheidszorgcollecties en privacywetten, welk percentage het aanrekent voor collecties, welke informatie het van u verlangt en welke andere services het u kan bieden. Controleer ten minste twee referenties voordat u beslist welk bureau u zult gebruiken wanneer u het nodig hebt.