Hoe zakelijke minuten noteren

Een gewetensvolle inspanning is vereist bij het maken van de notulen tijdens een zakelijke bijeenkomst. De notulen documenteren de essentiële informatie die werd besproken en alle beslissingen die tijdens de vergadering werden genomen. De informatie wordt vaak gebruikt als referentie- of achtergrondmateriaal voor toekomstige vergaderingen. Daarom als de notulist, moet je beschikken over uitzonderlijke luister- en schrijfvaardigheid en de vaardigheid om de relevante aspecten van de discussie vast te stellen die moet worden vastgelegd.

1.

Kom vroeg op de bijeenkomst zodat u ruim de tijd heeft om zich te vestigen en te organiseren. Bekijk de agenda en alle relevante informatie om inzicht te krijgen in het doel van de vergadering en om te weten welke zaken beslissingen vereisen.

2.

Maak een sjabloon volgens de agenda van de vergadering. Met een georganiseerd sjabloon kunt u de informatie op de juiste plaats vastleggen. Als item 4 op de agenda bijvoorbeeld 'Huidige veiligheidskwesties' is, moet item vier op uw sjabloon hetzelfde zijn.

3.

Noteer de basisinformatie van de vergadering, inclusief de datum, locatie, tijd en onderwerp. Noteer elke persoon die aanwezig is, samen met de vergaderstoel of de hoofdrolspeler.

4.

Let op de mensen die te laat op de vergadering arriveerden; ze moeten worden bijgewerkt op de informatie die ze hebben gemist. Schrijf op dezelfde manier de namen op van degenen die afwezig waren op de vergadering omdat ze ook moeten worden geïnformeerd over de informatie en beslissingen.

5.

Parafraseer de gebeurtenissen en discussies van de vergadering. Probeer niet alles op te schrijven dat werd gezegd; de vergadernotities moeten een schets van de discussie zijn. Noteer alle acties die moeten worden genomen samen met de genomen beslissingen.

6.

Controleer uw aantekeningen onmiddellijk nadat de vergadering is beëindigd. Te lang wachten kan ertoe leiden dat u belangrijke informatie vergeet. Verduidelijken alle feiten of beslissingen die dit vereisen, zo snel mogelijk.

7.

Regel de notulen van de vergadering in een netjes georganiseerd getypt rapport. Laat de vergadering leiden of de organisator bekijk het rapport om te zorgen voor nauwkeurigheid. Breng eventuele wijzigingen aan en deel het eindrapport uit aan de aanwezigen van de vergadering en aan degenen die afwezig waren.

Tips

• Zorg ervoor dat u geen dubbele rol speelt door deel te nemen aan de vergadering terwijl u ook de notulen maakt. Het kan moeilijk zijn om vergadernotities correct te registreren terwijl u iets anders doet. Houd je geest gefocust op het maken van de notulen.
• Kies een methode voor het bijhouden van de minuten die het beste bij u past. Papier en pen zijn een optie, net als een laptop. U kunt ook overwegen de vergadering op te nemen met een voicerecorder.