Hoe een zakelijke e-mail naar een klant te schrijven voor een onjuiste bestelling

De zakelijke e-mail dient veel doelen wanneer deze wordt verzonden met betrekking tot een onjuiste bestelling. Het dient als een juridisch document, een verontschuldiging en een resolutie. Het probeert de onnauwkeurigheid te corrigeren en toch de klant te behouden. Een effectieve e-mail biedt duidelijke informatie en haalbare procedures die de klant soepel door het proces voor de afwikkeling van de bestelling leiden.

1.

Behandel de e-mail als een elektronische papieren versie. Neem alle formele items van een standaard zakelijke brief op in uw zakelijke e-mail. Vermeld de datum van het antwoord en volg het met het toepasselijke bestelnummer en een professionele aanhef, zoals "Geachte Dr. A. Smith" of "Geachte heer John F. Smith."

2.

Gebruik de eerste alinea van uw e-mail om een ​​korte introductie te geven. Stel jezelf voor, geef de informatie over de bestelling door en verzeker de klant dat de onnauwkeurigheid gecorrigeerd zal worden.

3.

Verklaar de details van de volgorde in de volgende paragrafen. Vermeld de productinformatie die de klant had moeten ontvangen tegen wat daadwerkelijk is uitgegeven. Verklaar de opties die beschikbaar zijn om de onnauwkeurige volgorde op te lossen en de stappen die het bedrijf zal nemen om de resolutie te versnellen, zoals express verzending of levering op dezelfde dag. Wees duidelijk en hoffelijk.

4.

Gebruik de laatste alinea's om waardering te tonen. Bedank de klant voor zijn zaken en geduld. Geef de contactinformatie en openingstijden op van de vertegenwoordiger of afdeling die de klant kan helpen met eventuele vragen en problemen. Herinner de klant eraan om het bestelnummer te vermelden wanneer hij contact opneemt met de afdeling met vragen en opmerkingen.

5.

Beëindig de zakelijke e-mail met een professionele afsluiting, zoals "Met vriendelijke groet" of een eenvoudige "Dank u." Zorg ervoor dat uw handtekening uw bedrijfstitel en contactgegevens bevat, als dat anders is dan de informatie in de laatste alinea.

6.

Gebruik een blokstijl voor uw e-mail, waarbij alle tekst gelijk begint te lopen aan de linkermarge. Gebruik een lettertype en een grootte die gemakkelijk te lezen is, zoals Times New Roman 12 of Arial 10, en voeg dubbele spaties toe tussen elke alinea.