Hoe u een zakelijke verzamelbrief schrijft

Zakelijke brieven verzamelen meestal hun toon aan de hoeveelheid tijd dat een factuur delinquent is. Hoewel het hoofddoel van een verzamelbrief is om de klant te overtuigen om betaling in te dienen, mag het verzamelproces de zakelijke relatie niet in gevaar brengen. Bedrijven kunnen verzamelbrieven gebruiken als het enige communicatiemiddel bij het verzamelen van achterstallige facturen. Sommigen kunnen ze gebruiken als aanvulling op collectiegesprekken.

Toon

De incassomachtigde moet de brief schrijven op een toon die zowel zakelijk als attent is, de klant herinnert aan het achterstallige bedrag en dat het bedrijf een snelle betaling zou waarderen. Een verzamelbrief voor een schuld die 30 dagen achterstallig is, kan bijvoorbeeld beginnen met de mededeling 'We moeten de betaling nog ontvangen en moedigen u aan deze zo snel mogelijk te verzenden om uw kredietprivileges te behouden.'

Inhoud

De inhoud van een zakelijke verzamelbrief geeft meestal de aard van de klacht aan en de stappen die de ontvanger moet nemen om het op te lossen. Een brief voor een schuld die 60 dagen achterstallig is, kan bijvoorbeeld aangeven: "We hebben nog steeds geen betaling ontvangen voor factuur # 19 van 2 januari 2012. Op 2 maart hebben we een herinnering uit het verleden gestuurd maar nog niet gehoord van u. Neem zo snel mogelijk contact op met ons kantoor om de betaling te regelen. "

gevolgen

Collectieve brieven die definitieve kennisgevingen zijn, informeren de klant doorgaans dat zijn schuld na een bepaalde datum naar een incassobureau wordt verwezen. In sommige omstandigheden kan een definitieve kennisgeving ook vermelden dat het bedrijf juridische stappen zal ondernemen of onbetaalde eigendommen zal in beslag nemen. Laatste kennisgevingen treden meestal op bij schulden die 90 dagen of meer achterstallig zijn. Een definitieve verzamelbrief voor betaling op meubels kan bijvoorbeeld aangeven: "Tenzij de volledige betaling binnen twee weken na de datum van deze brief is ontvangen, zijn wij genoodzaakt de eigendom terug te nemen."

Betaling Onderhandeling

Een zakelijke incasso-brief die probeert het welzijn van de relatie tussen de verkoper en de klant te behouden, kan een herzien betalingsplan bieden. Een bedrijf kan bijvoorbeeld gedeeltelijke betalingen aanbieden aan een klant die 30 dagen achterstallig is. In de verzamelbrief kan worden vermeld: "We erkennen dat u mogelijk financiële problemen ondervindt, neem zo snel mogelijk contact met ons op om een ​​alternatieve betalingsovereenkomst aan te maken."