Hoe een zakelijke case-sjabloon te schrijven

Een businesscase biedt de redenen achter een voorgesteld nieuw project of aanpassing van een bedrijfsproces, evenals de manier waarop de middelen van het bedrijf moeten worden verdeeld om het nieuwe project tot stand te brengen. Een business case-sjabloon geeft de groep een goed gestructureerde manier om zijn doelstellingen, deadlines en methoden voor het bereiken van zijn doelen te bepalen. De sjabloon toont de groep hoe een business case moet worden opgesteld en welke informatie essentieel is om de voorgestelde oplossing voor het management te presenteren.

Managementsamenvatting

De samenvatting is een overzicht van de businesscase. Dit gedeelte van de sjabloon condenseert de problemen die het voorgestelde project moet verhelpen. De samenvatting omvat de belangrijkste zakelijke uitdagingen, de middelen die nodig zijn om het project af te ronden, de ideale uitkomst en voorspellingen over wanneer en hoeveel een return on investment (ROI) het bedrijf van het project mag verwachten. Hoewel de samenvatting aan het begin van het document wordt weergegeven, moeten schrijvers van bedrijfsaangelegenheden de samenvatting pas samenstellen nadat ze de sjabloon hebben voltooid.

Projectbeschrijving

Dit gedeelte van de sjabloon beschrijft het project, evenals de middelen die nodig zijn om de oplossing te implementeren. De projectbeschrijving moet ook alle aannames bevatten van de voorwaarden die gelden op de verwachte startdatum van het project, zoals wettelijke beperkingen, financiële voorwaarden en technologieniveaus. In de beschrijving moet ook worden beschreven hoe elke projectmijlpaal moet worden gemeten. Mijlpalen voor de installatie van een nieuw boekhoudsysteem kunnen bijvoorbeeld het controleren van de verwerking van facturen, het afstemmen van bankafschriften en het afhandelen van salaristaken omvatten.

Projectplanning en kosten

Het schema en de kostensecties bevatten een budget en een tijdlijn met doelen voor alle projectmijlpalen. In de schemasectie moeten de verwachte tijdsschema's worden aangegeven om essentiële projectfasen te bereiken. De business case van een softwareontwikkelingsproject zou bijvoorbeeld moeten omvatten wanneer het programma klaar is voor alfa (interne) testen, beta (buiten) testen en productlancering. In de secties voor kosten moeten de geraamde kosten, ROI en totale eigendomskosten (TCO) worden weergegeven, inclusief een markup van maximaal 20 procent voor 'scope creep'.

Kosten-batenanalyse

In dit gedeelte worden de kosten en baten beoordeeld voor alle mogelijke keuzes, inclusief de voorgestelde oplossing voor het probleem en eventuele andere waarschijnlijke opties. De analyse moet ook de kosten en baten van het handhaven van de status-quo omvatten en die optie vergelijken met de voorgestelde oplossing en eventuele andere haalbare acties. Grafieken, grafieken en tabellen kunnen illustreren hoe elk voordeel van elke optie gerelateerd is aan hun respectievelijke kosten en hoe de voorgestelde optie de vereiste voordelen met minimale kosten oplevert.