Hoe een actieplan met prestaties te schrijven

In veel organisaties helpen personeel van human resources supervisors en managers bij het schrijven van prestatie-actieplannen. Prestatie-actieplannen - soms prestatie-verbeteringsplannen of PIP's genoemd, zijn plannen met specifieke doelen voor medewerkers van wie de prestaties niet voldoen aan de normen van het bedrijf. Wanneer het regelmatige beoordelingsvermogen van een medewerker aanzienlijke ruimte voor verbetering laat zien, is een prestatie-actieplan een gedetailleerd actieplan om de werknemer weer op het goede spoor te krijgen.

1.

Beoordeel de prestatiebeoordelingsresultaten van de medewerker en de documentatie waarop de supervisor heeft vertrouwd om het prestatieoordeel van de medewerker voor te bereiden voor de evaluatieperiode. Verzamel productiviteitslogs, aanwezigheidslijsten en disciplinaire beoordelingen, evenals eventuele zelfevaluaties die de werknemer heeft voltooid als onderdeel van het beoordelingsproces.

2.

Raadpleeg de supervisor die de medewerker heeft geëvalueerd om de verbeterpunten van de medewerker te bepalen. Categoriseer de tekortkomingen volgens de prestatienormen en verwachtingen van het bedrijf. Als de werknemer bijvoorbeeld niet de hoeveelheid werk produceert die nodig is om aan de verwachtingen te voldoen, gebruik dan een deel van het actieplan om die tekortkoming aan te pakken. Evenzo, als de afwezigheid van de werknemer de maximale toegestane dagen overschrijdt - behalve voor persoonlijke of medische bladen, zoals Family en Medical Act-afwezigheidsbezoeken - adresseer dat dan afzonderlijk in het actieplan voor prestaties.

3.

Maak een lijst van de gebieden waar de prestaties van de medewerker ondermaats zijn, en geef ze elk een apart gedeelte. Volg na elk prestatiegebied specifieke stappen die de werknemer moet nemen om haar prestaties te verbeteren. Als ze bijvoorbeeld een verkoopvertegenwoordiger is met een omzetdoel of een verkoopquotum, moet het doel worden gekwantificeerd om geen onduidelijkheid te laten over wat er nodig is om te slagen in het actieplan voor prestaties. Als de werknemer een betere presentielijst nodig heeft, beschrijf dan het proces dat de werknemer moet gebruiken om haar leidinggevende op onverwachte afwezigheid te wijzen en of er enige documentatie is die nodig is om na een afwezigheid, zoals een doktersbrief, weer aan het werk te gaan.

4.

Stel vervolgdatums in om de prestaties van de medewerker opnieuw te beoordelen en deze in het plan te verwerken. Als u denkt dat de werknemer slechts 30 dagen nodig heeft om te verbeteren, kunt u follow-up-bijeenkomsten voorstellen om mijlpalen te bespreken en om de 10 dagen vooruitgang te boeken. Als 60 dagen een beter moment is om getuige te zijn van verbetering, stel dan om de twee weken follow-up-gesprekken met de werknemer voor.

5.

Beschrijf de consequenties van het niet halen van de doelen van het prestatie-actieplan. Het is misschien niet verstandig om consequenties aan te geven voor het niet voldoen aan bepaalde mijlpalen. Dat komt omdat het mogelijk is dat een werknemer de een of twee van de mijlpalen in het plan niet haalt en het actieplan met glansrijke prestaties voltooit. Raak daarom de gevolgen aan voor het niet behalen van de algehele prestatiedoelen. In ernstige situaties is het vaak een prestatieplan dat de laatste stap is voor de beëindiging. Als het niet halen van de doelen van het plan leidt tot beëindiging, zorg dan dat het plandocument dat duidelijk aangeeft.

Tip

• Neem indien nodig handtekeningregels op voor de werknemer, de supervisor van de werknemer en een personeelslid voor human resources.

Waarschuwing

• Bespreek altijd een prestatieplan met de medewerker tijdens een persoonlijke ontmoeting. Dergelijke plannen hebben over het algemeen ernstige gevolgen in verband met voortgezette werkgelegenheid; daarom is het van cruciaal belang dat de werknemer begrijpt wat het plan vereist en welke invloed het plan heeft op de arbeidsrelatie.