Hoe schrijf je een inleidende brief voor non-profitorganisaties die geld nodig hebben

Non-profitorganisaties gebruiken vaak direct-mailverzoeken bij fondsenwervingsinspanningen. Een inleidende brief is een opening naar een voorstel dat een specifieke hoeveelheid financiering vraagt ​​voor een specifieke oorzaak. De brief moet gedetailleerd en nauwkeurig zijn en moet de lezer alle informatie bieden die ze nodig hebben om een ​​weloverwogen beslissing te nemen over het al dan niet ondersteunen van de non-profitorganisatie via een financiële bijdrage. De brief moet ook bijlagen bevatten, zoals literatuur die de missie en programma's van de non-profitorganisatie beschrijft.

Een professionele brief voorbereiden

Om effectief te zijn, moet een brief waarin om een ​​financiële bijdrage wordt gevraagd, worden afgedrukt op het briefhoofd van de non-profitorganisatie en worden gericht aan de meest geschikte persoon in de organisatie. Neem voorafgaand aan het opstellen van een brief contact op met het bedrijf waarmee u correspondeert en vraag de naam aan van de persoon die verantwoordelijk is voor het evalueren van verzoeken om donaties. Dit kan een directeur gemeenschapsrelaties zijn, een filantropische manager of, in grotere bedrijven, een directeur voor charitatieve bijdragen. Het adresseren van een brief aan de juiste persoon zal de kans vergroten dat het verzoek wordt ingewilligd.

Creëer een boeiende introductie

Uw brief moet beginnen door de non-profitorganisatie te introduceren en het doel en de missie ervan te beschrijven. Schrijf een statement in één alinea die aangeeft hoe lang de organisatie bestaat, de bevolking die deze organisatie bedient en de reden waarom de non-profitorganisatie om financiële ondersteuning vraagt. Bijvoorbeeld: "De ABC-kinderorganisatie is sinds 1945 in bedrijf. De organisatie bestaat om gezondheidszorg te verlenen aan risicokinderen in het drielandenpunt. Recente bezuinigingen op overheidsfinanciering hebben geresulteerd in een begrotingstekort voor onze organisatie, die we willen overwinnen. "

Bemoeien met Mission Alignment

De brief moet de prospect betrekken bij het laten zien hoe de missie van de non-profitorganisatie is afgestemd op die van het bedrijf. Dit vereist onderzoek voordat de brief wordt geschreven.

Voorbeeld

Janet werkt voor Alice's Closet, een non-profitorganisatie die dakloze vrouwen kleding biedt om sollicitatiegesprekken te dragen. Op dit moment gaat ze een jaarlijkse fondsenwervende poging doen om de missie van Alice's Closet te ondersteunen. Ze ontdekt dat de eigenaar van een lokale winkel, Serendipity, actief is in een mentorprogramma voor jonge vrouwen. In haar fondsenwervende brief schrijft Janet:

Je winkel is een gerespecteerde retailer in ons gebied en iedereen vertelt over de prachtige kleding en accessoires die hij verkoopt. Daarnaast waardeert de gemeenschap ook de manier waarop u opkomt voor jonge vrouwen door mentoring en een sterk rolmodel te bieden. Vanwege onze gedeelde inzet voor de gemeenschap en vrouwen, vragen we je om een ​​donatie aan Alice's Closet te overwegen.

Maak uw verzoek

Leg na de introductie in specifieke bewoordingen vast wat u van de ontvanger van de brief vraagt. Als u op zoek bent naar doorlopende financiële ondersteuning of een eenmalige gift, definieer dan duidelijk wat u nodig heeft, wanneer u het nodig hebt en hoe het zal worden gebruikt. Bijvoorbeeld: "Ik schrijf vandaag om een ​​financiële bijdrage van $ 1.000 te vragen om de gezondheidsscreeningskliniek te ondersteunen die we tweemaandelijks verstrekken. Deze financiering zal worden gebruikt om de kosten van vaccinaties en medische voorzieningen te dekken en zal meer dan 350 lokale risicokinderen dienen. We gaan de service aanbieden op 1 oktober van dit kalenderjaar en we moeten de financiering uiterlijk op 1 september hebben. "

Erken hun vrijgevigheid

Vat uw brief samen met het bedanken van het bedrijf voor het nemen van de tijd om het verzoek te overwegen. Donateurs bedanken voor hun tijd en moeite is een goede gewoonte. Nadat ze het cadeau hebben gedaan, is het belangrijk om bedrijven te bedanken voor hun steun om goede relaties te onderhouden.

Schrijf een effectieve conclusie

Sluit uw brief met een oproep tot actie en noteer welke follow-up zal plaatsvinden. Bijvoorbeeld: "Een vertegenwoordiger van onze organisatie neemt later deze week contact met u op om te bespreken hoe uw goede corporate stewardship de gemeenschap kan helpen door dit initiatief." Verwijzingen naar bijlagen die u bij de brief invoert, zoals een informatiebrochure, een kopie van uw non-profit statusverificatie of ander onderpand dat nuttig zal zijn bij het bevorderen van de missie van uw organisatie en het ondersteunen van de behoeften die in uw verzoekbrief zijn uiteengezet.