Hoe een werknemer een waarschuwing voor werkrechten te schrijven

Waarschuwingsbrieven mogen nooit een grote verrassing voor een medewerker zijn. Stuur een waarschuwingsbrief voor werknemers pas nadat u prestatieproblemen hebt besproken met de medewerker en een mondelinge waarschuwing hebt afgegeven. Maak je brief op een professionele manier, zodat duidelijk wordt aangegeven waarom de werknemer de brief ontvangt. Hoewel het sturen van een dergelijke brief wreed of onprofessioneel lijkt, wil de werknemer echt verbeteringen in haar uitvoering aanbrengen, maar ze zal de brief zien als een kans om echte veranderingen aan te brengen.

1.

Maak een overzicht van de prestatieproblemen die u in de waarschuwingsbrief wilt opnemen. Prestatieproblemen kunnen zijn: tijdmanagementproblemen, het niet doorlopen van projecten of taken, slechte klantenservice of het falen om een ​​teamspeler te worden.

2.

Open een waarschuwingsbrief met een verklaring waarom de werknemer de brief ontvangt. Noem eerdere gesprekken die u of de supervisor van de werknemer had over haar prestatieproblemen en waarom u denkt dat deze problemen nog steeds bestaan. Houd de toon van de brief stevig maar professioneel. In plaats van de werknemer aan te vallen voor het niet aanbrengen van wijzigingen in haar werkgedrag, hoeft u alleen maar aan te geven dat er een waarschuwingsbrief nodig is omdat de problemen nog steeds bestaan.

3.

Vermeld de redenen voor het verzenden van de waarschuwingsbrief in de tweede alinea. Gebruik de omtrek die u hebt gemaakt om deze problemen duidelijk te maken. De aard van deze kwesties niet dramatiseren of verfraaien. Als een medewerker bijvoorbeeld problemen heeft met het tijdmanagement en de deadlines voor het project niet haalt, beweer dan niet dat uw bedrijf voortdurend zaken verliest en failliet gaat als de werknemer haar gedrag niet verandert. Simpel gezegd dat haar tijdmanagementproblemen ertoe hebben geleid dat het bedrijf belangrijke deadlines heeft gemist, wat nooit goed is voor het bedrijfsleven.

4.

Stel manieren voor om prestatieproblemen te veranderen door training, counseling of mentoring van medewerkers in de derde paragraaf. Moedig de werknemer aan om contact op te nemen met supervisors en collega's voor hulp en om te profiteren van de aangeboden trainingsmogelijkheden.

5.

Maak een lijst van de mogelijke gevolgen die de werknemer kan ondervinden als hij niet de noodzakelijke wijzigingen aanbrengt om haar werk in de laatste alinea te verbeteren. Repercussies kunnen onder meer degradatie of beëindiging zijn. Vermeld dat de werknemer deze wijzigingen binnen een bepaalde periode moet aanbrengen, bijvoorbeeld 90 dagen. Geef aan dat u haar werkprestaties blijft volgen en volg een follow-up met supervisors of managers om te bepalen of zij zich inspant om te veranderen.

Tip

• Stuur een waarschuwingsbrief persoonlijk, zodat u met de werknemer kunt praten nadat zij de brief heeft gelezen. Hoewel dit misschien niet het meest comfortabele gesprek is met een medewerker, kan het bespreken van prestatieproblemen de werknemer laten weten dat u haar service waardeert en dat beëindiging de laatste optie is.

Waarschuwing

• Sommige werknemers zien waarschuwingsbrieven als een kans om hun werkprestaties te verbeteren, terwijl andere werknemers ervoor kiezen om waarschuwingsbrieven te negeren of, nog erger, hun baanprestaties nog meer laten lijden. Het is op dit punt dat u mogelijk een beëindiging moet overwegen.