Hoe een e-mail te schrijven naar uw werknemers

Technologische ontwikkelingen hebben een diepgaand effect gehad op de manier waarop kleine bedrijven hun activiteiten uitvoeren en met werknemers communiceren. Een dergelijke vooruitgang, e-mail, biedt een snel en goedkoop communicatiemiddel voor bedrijven van elke omvang. E-mail zorgt voor massacommunicatie tussen alle medewerkers en gerichte communicatie gericht op specifieke werknemers. Bij het gebruik van e-mail voor communicatie met werknemers, moeten managers en supervisors rekening houden met verschillende factoren.

1.

Schrijf een opvallende onderwerpregel die de exacte reden voor de e-mail aangeeft. Wanneer u bijvoorbeeld een e-mailbericht over een aankomende vergadering verzendt, plaatst u het specifieke type vergadering in de onderwerpregel, zoals teamvergadering of marketingbijeenkomst. Dit kan de ontvanger helpen bij het stellen van prioriteiten voor e-mailcommunicatie. Als u een nauwkeurig en gedetailleerd onderwerpsbericht kiest, wordt het voor de ontvanger ook gemakkelijker om het bericht te vinden wanneer u op een later tijdstip door e-mails kijkt.

2.

Verzend een afzonderlijke e-mail voor elk onderwerp dat u wilt adresseren. Hierdoor kunt u elke e-mail direct en to-the-point houden. Door elke e-mail te beperken tot één onderwerp, kan de ontvanger zich ook concentreren op het bericht en kan hij de e-mail opslaan in een aangewezen elektronische map voor elk onderwerp, zoals vergaderingen, verzoeken en beleidsupdates.

3.

Blijf uit de buurt van mooie woorden en technische termen om de communicatie eenvoudig en bondig te houden. Onthoud het gebruik van een complexe term of beschrijving wanneer een eenvoudige benadering hetzelfde doel dient.

4.

Volg de basisregels van professionele beleefdheid wanneer u werknemers een e-mail stuurt. Richt de ontvanger op een professionele manier en sluit elke e-mail met een bedankje of een andere passende afsluiting. Gebruik spellingcontrole en proef de e-mail opnieuw op nauwkeurigheid voordat je op Verzenden drukt.

5.

Vraag indien nodig om een ​​antwoord van de ontvanger. Geef details over welk type follow-up u nodig heeft, hoe u het verwacht te ontvangen en wanneer u een antwoord nodig heeft.