Hoe technologie te gebruiken om uw bedrijf te verbeteren

Kleine bedrijven kunnen veel baat hebben bij een oordeelkundige toepassing van technologie, maar het proces om doelen te stellen, hardware en software te verwerven en het te implementeren als onderdeel van uw workflow kan een mijnenveld zijn. Concentreer u op de tastbare voordelen van de technologie in plaats van de moeren en bouten, en beknibbel niet op de onderste regel wanneer het echte voordelen kan opleveren.

Brainstorm een lijst met bedrijfsprocesverbeteringen die u mogelijk kunt realiseren met een technologische implementatie. Uw lijst moet drie categorieën bevatten: verbeteringen waarvan u weet dat ze mogelijk zijn en die essentiële vereisten zijn voor uw uitgaven; een verlanglijstje met dingen die je graag zou willen hebben, maar die mogelijk toekomstige ontwikkelingsinspanningen zijn; en een lijst met dingen die de manier waarop u zaken doet, zou transformeren, maar die mogelijk niet mogelijk is. Deze drie doelen bieden u een hedendaags implementatiedoel, evenals een toekomstig ontwikkelingsdoel - en het kan zijn dat uw transformationele doelen veel eenvoudiger te bereiken zijn dan u verwacht.

Bepaal of u deze technologieën wilt ontwikkelen met interne middelen of via externe adviesbureaus. Bijna elke belangrijke workflowtechnologie vereist uitgebreide aanpassingen, implementatieprocedures en training. Kleine bedrijven kunnen soms goedkope medewerkers gebruiken die technisch bekwaam zijn - maar fouten die aan het begin van het proces zijn gemaakt, kunnen later kosten opvoeren wanneer u zich tot professionele externe ondersteuning wendt.

Vermijd het specificeren van bepaalde technologieën als u niet beschikt over de technische expertise om ze goed te evalueren. Het doel van het managementproces in deze fase is om doelen en budgettaire beperkingen te definiëren; niet-technische managers die te vroeg met specifieke technologieën werken, kunnen aanzienlijke kostenbesparingen missen en kiezen voor een technologie die niet het meest geschikt is voor het werk.

Breng uw offerteaanvraag onder de aandacht van externe consultants en uitvoerders, of stel een intern proces op om hetzelfde te doen onder uw personeel als u het werk in eigen beheer houdt. Grote technologische implementaties zullen niet slagen als ze worden toegevoegd aan de bestaande werklast van een medewerker. Juiste technologische implementaties kunnen meer zijn dan een fulltime baan in en van zichzelf. Medewerkers verschoven naar technologie-implementatie moeten hun bestaande taken verplaatst naar andere personeelsbronnen.

Onderhandel een tijdschema, budget en implementatiebenchmarks met uw externe of interne personeel. Als u met een externe consultant werkt, moet uw contract beschermingen bevatten tegen overschrijding van het budget en volgens schema. Op dezelfde manier beschermt de consultant zijn eigen bedrijf door specifieke voorwaarden te stellen voor het werk dat moet worden voltooid en om u extra te betalen als u deze in de loop van het contract wijzigt.

Ontwikkel een tijdschema voor de implementatie, inclusief de volgende stappen: test de inzet om het werk te beoordelen; training, indien nodig; een overgangsfase van de huidige workflow naar de nieuwe technologie; en productie-inzet van de voltooide technologie. Deze laatste fase wordt meestal gevolgd door een iteratief proces, waarbij verbeteringen aan de technologie worden verzameld van de medewerkers die er directe ervaring mee hebben. Wanneer budget en tijd dit toelaten, past u een nieuwe cyclus van upgrades toe op uw technologie om er zeker van te zijn dat u er het maximale uit haalt.

Tip

De meest voorkomende fout gemaakt door kleine bedrijven is snoeien op het budget voor technologische verbeteringen. Als uw bedrijf 20 werknemers heeft en elk 30 minuten per week bespaart bij de implementatie, betekent dit een lagere personeelskosten van 500 uur per jaar. Afhankelijk van het gemiddelde uurloon van uw personeel, is het opmerkelijk kortzichtig om het budget voor dergelijke technologie te beperken tot $ 1.000 of minder.