Subaccounts gebruiken in QuickBooks

Om uw boeken overzichtelijk te houden en rapporten eenvoudig te kunnen compileren en lezen, biedt QuickBooks u de mogelijkheid om subaccounts onder verschillende accountrubrieken in te stellen, zodat u uitgaven niet alleen kunt volgen op het type, zoals reizen, maar ook het soort dingen dat je tijdens het reizen misschien moet kopen, zoals maaltijden, autoverhuur, hotels en klein geld. Op deze manier worden al deze subaccounts weergegeven onder de kop van de reis, waardoor rapporten gemakkelijker te lezen zijn. U kunt subaccounts toevoegen aan elk bovenliggend account in uw rekeningschema.

Sub-accounts instellen

1.

Klik op het menu "Lijst" en kies "Rekeningschema". Klik op het menu 'Accounts' onder aan het venster en klik vervolgens op 'Nieuw'.

2.

Klik op de vervolgkeuzelijst "Type" en kies uw subaccounttype: "Inkomen", "Uitgave", "Aansprakelijkheid", "Activum" of "Bank". Soorten voor subaccounts moeten hetzelfde zijn als het type bovenliggende rekening - u kunt bijvoorbeeld een inkomstenrekening niet gebruiken als een subrekening voor een onkostenrekening. Plaats een vinkje in het vak 'Subaccount van' en kies een bovenliggend account in de vervolgkeuzelijst.

3.

Klik op de vervolgkeuzelijst "Belastinglijn" en kies een geschikte belastingregel. Raadpleeg uw accountant of raadpleeg het QuickBooks-ondersteuningsartikel over belastingregels (koppeling in bronnen). Om dubbele boekingen op uw belastingformulieren te voorkomen, wijst u alleen belastingregels toe aan uw subaccounts.

4.

Voer een beginsaldo in dat veld in, als u al uitgaven in dit account hebt bijgehouden. Als dit account nieuw is en u de eerste transactie daarvoor nog moet invoeren, laat u het beginsaldo als nul staan. Klik op de knop "OK".

Sub-accounts gebruiken

1.

Klik op het menu 'Accountadministratie' en kies 'Cheques schrijven'.

2.

Klik op de vervolgkeuzelijst met leveranciers in het veld "Aan" en voer een bedrag in het veld "Bedrag" in. Pas het controlegetal en de datumvelden aan zodat ze nauwkeurige informatie voor die controle weergeven.

3.

Klik op de vervolgkeuzelijst onder de kolom 'Accounts' en selecteer het juiste subaccount. Het volledige bedrag van de cheque valt automatisch onder de kolom "Bedrag". Als u een cheque hebt geschreven voor bedragen die in twee verschillende subaccounts zouden staan, past u het bedrag aan naast het subaccount dat u al hebt gekozen en herhaalt u deze stap met de volgende regel lager.

4.

Klik op 'Opslaan en sluiten'. Alle rapporten met het bovenliggende account zijn onderverdeeld in de subaccounts.