Eerste namen in zakelijke brieven gebruiken

Het leven buiten de werkplek kan een veel informelere omgeving zijn dan slechts 25 jaar geleden, maar als het gaat om bedrijfscommunicatie loont het om te letten op uw manieren en uw professionele ouderlingen. Het gebruik van voornamen in zakelijke brieven en andere officiële correspondentie wordt zeker niet afgekeurd, maar de toepassing ervan is sterk afhankelijk van context, stijl en aanpak.

1.

Overweeg uw relatie met de ontvanger van de brief. Als je de persoon die je schrijft niet hebt ontmoet, denk er dan niet eens over na: gebruik haar achternaam met de juiste titel, bijvoorbeeld 'Mr. Jones', 'ms. Smith', 'Dr. Warner' of "Eerwaarde Clayton." Op enkele uitzonderingen na, stellen de meeste bedrijfsomgevingen zich neutraal, professioneler op, "mevrouw". in plaats van "Miss" of "Mrs." Zelfs als je weet dat de persoon jonger is dan jij of dat ze een lagere functie bekleedt (je bent bijvoorbeeld de president van je bedrijf die schrijft aan een assistent-manager van een ander bedrijf), als je niet weet de persoon persoonlijk, gebruik haar voornaam niet.

2.

Denk aan de context van uw relatie met de ontvanger. Als je haar eerder hebt ontmoet, is adresseren met haar voornaam in sommige gevallen perfect acceptabel, zoals interne memo's of e-mails. Gebruik echter uw discretie bij het gebruik van voornamen, waarbij de aard van de correspondentie wordt voorgeschreven voor gebruik. Bijvoorbeeld, als anderen in het bedrijf de brief lezen of het gaat om juridische, financiële of administratieve kwesties op hoog niveau en daarom als onderdeel van een officieel bestand kunnen worden beschouwd, standaard in de formele stijl gaan en haar formeel behandelen.

3.

Gebruik de achternaam als uw correspondentie een derde persoon bevat. Als u naar de president van het bedrijf schrijft en verwijst naar uw collega en vriend, Jill Jones, gebruikt u "Ms. Jones" in plaats van alleen "Jill." Informele e-mails en interne memo's zijn flexibeler en maken het mogelijk om voornamen nonchalant te gebruiken, maar bij twijfel blijf je bij de formele titel en achternaam.

4.

Streef naar consistentie in het aanspreken van de ontvanger van je brief in de hele tekst. Begin geen brief aan 'Mr. Hughes' en eindig het met: 'Bedankt, Bob.'