Werknemers ertoe brengen gedetailleerde procedures voor hun werk te schrijven

Vaak zijn uw medewerkers de mensen die het dichtst bij uw bedrijf staan. Omdat uw medewerkers de taken en procedures regelmatig kunnen uitvoeren, kunnen ze zelfs meer over deze processen weten dan u. Een handleiding met procedurele instructies kan een waardevolle aanwinst zijn voor uw bedrijf. De meest effectieve handleiding kan het resultaat zijn van directe inbreng van uw werknemers. Laat medewerkers gedetailleerde procedures voor hun werk schrijven om een ​​procedurele handleiding samen te stellen.

1.

Kies het werk waarvoor schriftelijke procedures nodig zijn. Activiteiten die mensen met veel stappen verwarrende of gecompliceerde taken vinden, kunnen baat hebben bij procedures. Belangrijke taken die werknemers moeten voltooien zonder fouten te maken, kunnen ook profiteren van schriftelijke procedures.

2.

Moedig de werknemers aan na te denken over hoe zij de taken uitvoeren om een ​​bewustzijn van het proces te krijgen. Medewerkers kunnen aantekeningen maken van punten die zij willen onthouden over hoe zij een taak uitvoeren. Als werknemers instructies of handleidingen hebben die hen helpen bij het uitvoeren van de taak, moeten ze deze materialen verzamelen.

3.

Verzamel alle werknemers die samenwerken aan een taak (indien van toepassing) en schrijf een gezamenlijke conceptversie van het proces. Gebruik een schoolbord of whiteboard, zodat iedereen de stappen kan zien terwijl u ze maakt, vanaf de eerste stap en door het hele proces. Begin elke stap met een werkwoord om de procedure actiegericht en bondig te maken.

4.

Bespreek de conceptprocedure om ervoor te zorgen dat het proces correct en nauwkeurig wordt ingekapseld. Streef naar beknopte en directe instructies. Als u de stappen kunt toevoegen door korte details te geven over waarom ze belangrijk zijn, voegt u deze extra informatie toe. Voer eventuele revisies of aanpassingen uit.

5.

Voeg diagrammen of afbeeldingen toe aan de procedures als ze de gebruiker helpen het proces voor te stellen.

6.

Maak de definitieve versie van de procedures. Proeflees de procedures en druk ze af op standaardpapier. Plaats de procedures in mappen, met een duidelijke naam met een titel langs de rug van het bindmiddel. Plaats de procedurebladmachines in de buurt van het gebied waar medewerkers de taken uitvoeren.

Dingen nodig

• binder