Het opstellen van notulen voor een tweedaagse vergadering

De notulen van de bestuursvergaderingen geven een juridisch verslag van elke vergadering. Ze identificeren de deelnemers en wat ze hebben bijgedragen, en geven een overzicht van de beslissingen die tijdens elke vergadering zijn genomen. Bij het schrijven van bordminuten voor een tweedaagse vergadering kunnen de details van elke dag belangrijk zijn, dus organiseer ze om duidelijkheid te geven op welke dag elke activiteit plaatsvond.

Bestuursvergaderagenda

Schrijf uw agenda om de aandachtspunten van de bijeenkomst van elke dag te beschrijven. Bestuursvergaderingen die op meer dan één dag plaatsvinden, hebben meestal betrekking op verschillende onderwerpen. De eerste dag kan de resultaten van een audit met de tweede dag presenteren voor discussie en beslissingen. Een normale maandelijkse bestuursvergadering kan de volgende dag worden gevolgd door een presentatie en bespreking van een acquisitievoorstel of een reorganisatieplan. Uw vergaderagenda is een belangrijk document waarin wordt geschetst wat voor elke dag is gepland en de basis vormt voor de notulen. U kunt ervoor kiezen om één uitgebreide agenda te maken met een tweedaags schema of een afzonderlijke agenda voor elke dag.

Datum, tijd, plaats en aanwezigen

Notulen formeel documenteren wat er gebeurt elke keer dat het bestuur bijeenkomt, waarbij de datum van de vergadering wordt vastgelegd, het tijdstip waarop de vergadering werd geroepen om te bestellen, de locatie, de namen van de aanwezigen en een quorum om te stemmen over beslissingen. Omdat notulen wettelijke documenten zijn, moeten de activiteiten van elke dag in een afzonderlijk notulen-document worden vermeld.

Rapporten en oude bedrijven

Elke dag van uw vergadering heeft verschillende rapporten en oude bedrijven, met de tweede dag als afspiegeling van de activiteiten van de vorige dag. De notulen van een vorige vergadering worden altijd ter goedkeuring voorgelegd vóór verslagen en oude bedrijven, dus notulen van de eerste dag moeten in de notulen van uw tweede dag worden genoteerd als goedgekeurd, gewijzigd of afgewezen. Rapporteer rapporten en oude bedrijven afzonderlijk voor elke dag, zelfs als ze een onderwerp voortzetten dat tijdens de eerste vergadering is geïntroduceerd. Uw notulen moeten een juiste weergave zijn van wat er is gebeurd en wanneer, zelfs als het oude bedrijf slechts een goedkeuring is van de notulen van de vorige dag.

Nieuw bedrijf, discussie en beslissingen

Nieuw ondernemen kan een voortgezette discussie zijn over een rapport van de vorige dag of een geheel nieuw onderwerp. Documenteer alle onderwerpen, discussiepunten, deelnemers aan discussies, moties en stemmingen voor elke dag in uw afzonderlijke notulen. Voeg eventuele ondersteunende documenten, zoals rapporten en voorstellen, toe aan de notulen voor de dag waarop ze zijn geïntroduceerd.

Volgende vergadering en onderbreking

Aan het einde van de vergadering van de eerste dag zou er een motie moeten zijn om de volgende dag te schorsen en opnieuw te verzamelen. Documenteer deze motie en stem aan het einde van de notulen van uw eerste dag. Start nieuwe minuten voor de tweede dag, wat aangeeft dat het een carryover-vergadering is van de vorige dag. Behandel de sluitbewegingen en stemmingen op dezelfde manier als normaal wordt gedaan.