Voorbeelden van accountingproblemen met T-accounts

T-accounting is een methode die door accountants en boekhouders wordt gebruikt en die zijn naam dankt aan de T-vorm die wordt gevormd door de twee kolommen die worden gebruikt om vermeldingen te registreren. Ook wel double-entry accounting genoemd, T-accounting biedt een visueel hulpmiddel om te zien hoe debiteringen en tegoeden van invloed zijn op accounts in het grootboek. Terwijl boekhoudprogramma's het invoeren van gegevens op de T-account overbodig hebben gemaakt, maken de meeste programma's opnieuw dubbele vermeldingen in de software en creëren ze rapporten in dit vertrouwde formaat.

T-Account Data Entry Principles

Voordat computersoftware de norm werd voor boekhouders en accountants, werd het bedrijf bijgehouden met behulp van handgeschreven tijdschriften met behulp van T-accounts. Elke account vermeldt debet- en creditrechten, respectievelijk aan de linker- en rechterkant van de T-accountpagina. Elke transactie werd twee keer ingevoerd, één keer als een afboeking en één keer als een tegoed, in twee rekeningen. Dit bood een eenvoudige manier om fouten te controleren, omdat de som van de afschrijvingen overeen zou komen met de som van de credits. Wanneer een dagboek niet op deze manier in evenwicht was, kon het probleem worden gevonden en gecorrigeerd voordat het in het grootboek werd geplaatst.

Proefbalansen

Het proces van het controleren van elke T-rekening voor debet- en creditsaldo wordt een proefbalans genoemd. Alle fouten die in dit stadium worden gevonden, worden vervolgens gecorrigeerd. Zodra het evaluatiesaldo is verstreken, wordt de boekhoudfase beëindigd en gaan de gegevens naar de boekhoudingsfase, waar ze worden aangepast en georganiseerd in rapporten. De proefbalansfunctie wordt nu grotendeels door software afgehandeld. De boekhouder voert één keer een transactie in en de boekhoudsoftware verwerkt het dubbel ingevoerde deel in de code. Als de software goed is ingesteld voor een bedrijf, is het evaluatiesaldo altijd in evenwicht.

Fouten van het principe

Een principiële fout is een probleem dat ontstaat wanneer algemeen aanvaarde boekhoudprincipes niet worden gevolgd of onjuist worden toegepast op T-accounts. Een voorbeeld van een principiële fout kan het aanschaffen van apparatuur zijn als een uitgave in plaats van een kapitaalkost of het opnemen van het salaris van een administratief werknemer als directe arbeid in een productieomgeving. Hoewel fouten van dit type geen proefbalans of andere wiskundige fouten veroorzaken, zijn deze van invloed op de toewijzing van afschrijvingen en tegoeden en kunnen dit onjuiste rapporten opleveren.

Fouten van de Commissie

Fouten in de commissie verwijzen naar T-accountgegevens die verkeerd zijn vastgelegd. Dit kan eenvoudige problemen zijn, zoals een nul weglaten of een handgeschreven nummer verkeerd interpreteren. Aanmeldingen kunnen worden gedaan naar de juiste accounts, maar met debet- en creditbedragen omgedraaid. Transpositiefouten treden op wanneer getallen worden omgekeerd, zoals 31 ingevoerd als 13. Als een uitbalanshoeveelheid deelbaar is door negen, is de kans groot dat er een omzettingsfout is, omdat het verschil van twee getransponeerde getallen altijd deelbaar is door negen.

Fouten van weglating

Wanneer een transactie gedeeltelijk is vastgelegd of geheel ontbreekt, is dit een fout van weglating. Voorbeelden zijn vergeten aanpassingen of berekeningen of transacties die eenvoudigweg worden gemist. Gedeeltelijke weglatingen kunnen zich voordoen tijdens proefbalansprocedures op T-accounts. Volledige omissies kunnen moeilijk te lokaliseren zijn met behulp van T-accounts.