Hoe vernietigingstraining te documenteren

Ongeacht in welke bedrijfstak u zich bevindt, moet u de juiste procedures voor gegevensvernietiging opstellen. Als u uw gevoelige gegevens eenvoudig weggooit met de prullenbak, kan uw bedrijf en uw werknemers zich blootstellen aan identiteitsdiefstal. Alle bedrijven, ongeacht wat ze doen of hoeveel werknemers ze hebben, moeten duidelijke richtlijnen opstellen voor de vernietiging en vernietiging van gevoelige gegevens, en die bedrijven moeten een opleidingsplan voor vernietiging van gegevens ontwikkelen voor alle werknemers.

1.

Markeer alle shredderbins duidelijk, zodat alle medewerkers weten hoe en waar ze moeten beschikken over gevoelige papieren en andere gegevens. Als verschillende bins worden gebruikt voor verschillende soorten items (bijv. Papier, kaarten, cd's), zorg er dan voor dat elke bak duidelijk is gemarkeerd met het type gegevens waarvoor het wordt gebruikt.

2.

Plaats shredderbakken op elke afdeling en zorg ervoor dat ze gemakkelijk toegankelijk zijn voor alle medewerkers. Als de shredderbakken niet op de juiste plaats zijn geplaatst, kan de naleving moeilijker zijn.

3.

Plaats kleurrijke en in het oog springende posters in de buurt van elke shredderbak en in gemeenschappelijke ruimtes waar medewerkers ze zullen zien. Dit zal het bewustzijn van de bakken vergroten en het belang van het gebruik ervan zelfs voordat de trainingssessie wordt gehouden.

4.

Bereid eenvoudige hand-outs voor voor elke medewerker die aangeeft welke soorten documenten onderworpen zijn aan het gegevensvernietigingsbeleid en welke niet. Geef duidelijke voorbeelden van gegevens die potentieel gevoelig of vertrouwelijk kunnen zijn, zoals verkoopgegevens, ontvangsten en patiëntendossiers.

5.

Geef voorbeelden van niet-papieren items die onder het beleid voor gegevensvernietiging vallen, zoals schijven of harde schijven van computers. Zorg ervoor dat medewerkers weten hoe ze deze items op de juiste manier moeten weggooien.

Dingen nodig

• Shredder-bakken
• Trainingshandleidingen