Hoe een jaarverslag te verdelen

Een jaarverslag is een uitgebreid document dat de prestaties en fiscale gegevens van uw bedrijf over de afgelopen 12 maanden weergeeft. Het jaarverslag bevat normaal gesproken financiële rapporten, een vergelijking van jaar en jaar van inkomsten en uitgaven en een lijst of verklaring van doelen voor het komende jaar. Het verspreiden van een jaarverslag zorgt ervoor dat alle belangrijke spelers van uw bedrijf op de hoogte zijn van de inhoud ervan. De beste manier om de distributie te benaderen is om de constituenten in categorieën op te delen op basis van hun gebruik.

Bestuursleden

Alle bestuursleden van uw bedrijf moeten tijdig een exemplaar van het jaarverslag ontvangen. Hoewel sommige bestuursleden participatief zijn en actief betrokken bij de dagelijkse bedrijfsvoering van het bedrijf, zullen vele anderen alleen de harde financiële gegevens beoordelen en jaar-op-jaar fiscale prestaties vergelijken wanneer zij het jaarverslag ontvangen.

Het Management en Executive Team

Hoewel kernmanagers en leidinggevenden onvermijdelijk een rol zullen spelen bij het samenstellen van een jaarverslag, is het toch een goed idee om ervoor te zorgen dat ze allemaal een definitieve kopie van het gepubliceerde rapport ontvangen. Sommige organisaties voorzien elke medewerker van een kopie om de transparantie te bevorderen en zorgen ervoor dat de medewerkers van mening zijn dat het hogere management geeft om hun inbreng in het succes van de organisatie. U kunt zelfs het jaarverslag op uw website publiceren; Hierdoor kunnen mensen met verschillende achtergronden - werknemers, klanten en geïnteresseerde investeerders - eenvoudig toegang krijgen tot uw rapport. Dit mag echter geen vervanging zijn voor het fysiek verstrekken van een kopie van het rapport aan uw topmanagers en leidinggevenden.

Key Shareholders and Donors

De meeste organisaties verdelen hun jaarverslagen ook aan belangrijke aandeelhouders als het bedrijf winst nastreeft of aan grote donoren als het bedrijf een non-profitbedrijf is, omdat het jaarverslag financiële informatie bevat die deze groepen schriftelijk willen bevestigen. Aandeelhouders willen bijvoorbeeld weten of hun investering het afgelopen jaar een rendement heeft opgeleverd en zij kunnen het jaarverslag bekijken voor meer informatie over de fiscale prestaties van het bedrijf. In een non-profitorganisatie zien donoren graag hun naam in een jaarverslag en willen ze graag weten hoe de organisatie het ontvangen geld uitgeeft. In beide gevallen is het jaarverslag ook een goede manier om de plannen van uw bedrijf voor de komende maanden en zelfs jaren te communiceren met belanghebbenden.

De overheid

De meeste bedrijven, met name beursgenoteerde ondernemingen, moeten hun jaarverslagen indienen bij een overheid of een auditbureau. Voor non-profitorganisaties en liefdadigheidsinstellingen is een kopie van het jaarverslag opgenomen in het jaarlijkse belasting- en auditrapport dat naar de Internal Revenue Service wordt verzonden. Veel staten eisen ook van zowel non-profitorganisaties als privébedrijven dat ze hun jaarverslagen indienen bij respectievelijk de liefdadigheidscommissie of de arbeidsevaluatiecommissie van de staat. Uw organisatie ontvangt details over de vereisten wanneer deze zichzelf als bedrijf registreert. Als u ooit twijfels hebt over de archiveringsvereisten van uw bedrijf met de overheid, neemt u contact op met de staatssecretaris van Buitenlandse Zaken van uw staat.