Hoe de kosten categoriseren per budgetcategorie

Budgetcategorieën vertellen het verhaal van hoe uw bedrijf geld uitgeeft. Ze splitsen de uitgaven op in relevante groepen die u helpen bijhouden waar uw geld naartoe gaat en hoe deze uitgaven zich verhouden tot de bedragen die uw bedrijf verdient. Het categoriseren van kosten per budgetcategorie besteedt aandacht aan details, maar het proces biedt informatie die u helpt bij het identificeren van problemen en kansen. Hoe beter de informatie die u in uw boekhoudsysteem plaatst, hoe beter de informatie die u ervan zult oogsten.

Relevante categorieën ontwikkelen

Begrotingscategorieën omvatten directe uitgaven of arbeid en materialen die specifiek betrekking hebben op de producten of diensten die u uw klanten aanbiedt. Uw boekhoudsysteem moet ook indirecte uitgaven categoriseren die noodzakelijk zijn om uw bedrijf draaiende te houden, maar niet specifiek worden gebruikt om een ​​product te maken. Indirecte uitgaven omvatten huur, nutsvoorzieningen en juridisch advies. Hoewel sommige categorieën zoals huur, arbeid en materialen voor bijna alle bedrijven gelden, kunnen andere kosten van groot belang zijn voor uw bedrijf. Een boerenconcessie voor landbouwers zou bijvoorbeeld een categorie voor standentarieven moeten hebben en een hoveniersbedrijf moet een categorie voor kunstmest hebben.

Inzicht in verkoperontvangsten

Maak kennis met uw leveranciers terwijl u werkt met hun kwitanties. Hoe beter u het doel begrijpt van elke uitgave die u invoert, hoe nauwkeuriger u deze kunt categoriseren. Besteed bijzondere aandacht aan facturen en ontvangsten van leveranciers die artikelen uit meerdere categorieën verkopen, zoals een magazijn dat zowel kantoorartikelen als schoonmaakproducten biedt. Als u QuickBooks gebruikt, stelt u standaard onkostendeclaraties in met behulp van het tabblad Accountvullen zodat de categorie voor terugkerende leveranciers automatisch wordt weergegeven wanneer u hun namen invoert.

Actueel houden

Voer regelmatig bonnen in en deel deze in om achterstanden te voorkomen. Door de huidige status te behouden, onthoudt u relevante informatie die mogelijk niet op een bon staat. Kassa's van sommige winkels geven bijvoorbeeld niet de naam van de winkel weer; als u een recente bon van een dergelijke winkel hebt, kunt u de aankoop nog steeds onthouden zonder naar uw bankafschrift te hoeven verwijzen, het kasregister of kasregister te controleren.

Resultaten oogsten

Met goed gecategoriseerde informatie kunt u proactief verstorende trends zoals verhoogde materialen of arbeidskosten aanpakken. Om de informatie over de budgetcategorie samen te vatten en te evalueren, berekent u het percentage van de bruto-omzet die u aan een bepaalde categorie uitgeeft. Als u bijvoorbeeld in januari $ 10.000 bruto hebt en $ 1.000 uitgeeft aan materialen, bedragen de materiaalkosten voor januari 10 procent van uw brutoloon. Houd rekening met fluctuaties in categoriepercentages in de loop van de tijd, vooral omdat ze betrekking hebben op andere variabelen zoals verkoopvolume en operationele systemen.