Dropbox gebruiken voor beter documentbeheer en teamsamenwerking

Dropbox heeft de flexibiliteit en schaalbaarheid om het geschikt te maken voor bedrijven van elke omvang. De clientsoftware werkt discreet op de achtergrond, synchroniseert bestanden tussen de cloud en alle computers waarop Dropbox is geïnstalleerd, en officiële apps zijn beschikbaar voor Windows, Mac, Linux, Android, iOS en BlackBerry. Je kunt je Dropbox-bestanden ook openen via elke webbrowser door je aan te melden bij je account.

Zakelijke accounts

Dropbox heeft speciale plannen die specifiek zijn bedoeld voor zakelijke gebruikers. Met deze bedrijfsaccounts kunt u gemakkelijker toegang krijgen tot teamleden en maptoegang dan persoonlijke accounts, onbeperkt bestandsherstel en versiegeschiedenis, en beginnen met 1 TB aan ruimte die kan worden uitgebreid waar en wanneer nodig. Business management-apps zoals HipChat, 1Password en CloudOn kunnen ook met Dropbox communiceren.

Document beheer

Deel een map tussen teamleden op Dropbox en alle wijzigingen die op één computer zijn aangebracht, worden automatisch gesynchroniseerd met de cloud en naar elke andere machine die op dezelfde account is aangesloten. Dankzij deze directe tweewegsynchronisatiemogelijkheid kunnen alle teamleden zeker zijn van toegang tot de meest recente versie van een bestand, zonder documenten te hoeven e-mailen of versies te controleren. Dropbox staat echter niet toe dat twee gebruikers gelijktijdig aan hetzelfde document werken; als iemand een document laadt dat al op een andere machine is geopend, maakt Dropbox een 'conflicterende kopie' en markeert dit met een gebruiker en een tijdstempel. Deze twee versies kunnen vervolgens handmatig worden samengevoegd wanneer dat nodig is.

Teamsamenwerking

De beheerder van een Dropbox for Business-account kan teamleden aanduiden en bepalen hoe deze leden mappen en bestanden kunnen delen. Het is ook mogelijk om te bepalen wie nieuwe leden in het team kan uitnodigen en dus in welke gedeelde mappen u werkt. Als je alleen-lezen-links met mensen buiten het team wilt delen, maakt Dropbox dit ook mogelijk. Omdat Dropbox bidirectionele synchronisatie biedt van alle computers waarop het is geïnstalleerd, kunnen teamleden samenwerken aan projecten, ongeacht of ze zich op hetzelfde kantoor of aan de andere kant van de wereld bevinden.

Andere mogelijkheden

Dropbox for Business-accounts bieden ook gedetailleerde rapportage en logboeken, zodat u kunt zien welke teamleden zijn ingelogd, wie welke documenten heeft gewijzigd en meldingen ontvangt wanneer nieuwe apparaten of computers zijn verbonden. Een van de beveiligingsfuncties die in Dropbox zijn ingebouwd, is tweestapsverificatie (dus een toegangscode is vereist bij het aanmelden op een nieuw apparaat), 256-bits AES-codering en de mogelijkheid om verbindingen op afstand te ontkoppelen van de centrale beheerdersinterface. Mobiele apps stellen teamleden in staat om onderweg bestanden te openen, maar bestanden worden niet automatisch in de andere richting gesynchroniseerd op mobiele platforms en moeten handmatig worden geüpload als ze worden gewijzigd.