Richtlijnen voor e-mailhandtekeningen

Een handtekeningblok is tekst die met elk uitgaand e-mailbericht wordt gegenereerd en verzonden. Een e-mailhandtekening is een mogelijkheid om ervoor te zorgen dat uw informatie gemakkelijk toegankelijk is voor uw ontvangers van een bericht. Het is echter gemakkelijk om de grenzen tussen formeel en informeel te vervagen bij het verzenden van snelle berichten. Met een goed ontworpen handtekeninglijn kunt u voorkomen dat u een onprofessioneel beeld presenteert.

Contactgegevens

Vermeld uw naam, titel en contactgegevens in uw handtekeningblok. Wanneer u een e-mail verzendt, met name voor zakelijke doeleinden, moet de ontvanger uw brief kunnen voltooien en vervolgens snel zien hoe u contact met u kunt opnemen voor meer informatie. Vermeld uw naam, titel, naam van uw bedrijf, postadres en telefoonnummer in uw contactgegevens.

Website

Heeft u een persoonlijke website of een pagina op de website van uw bedrijf? Als dit het geval is, neemt u het adres op in uw handtekeningblok. Deze informatie kan worden opgeslagen in de bladwijzers van de ontvanger. Wanneer u een websiteadres in een handtekeningblok opneemt, kunt u meestal het gedeelte "// www" verlaten. Je zou gewoon "xyzcompany.com" schrijven. Hiermee worden tekens opgeslagen voor tekensblokken met beperkt karakter.

Niet meer dan zes regels

Volgens de richtlijnen voor e-mailhandtekeningen van Valparaiso University School of Law, moet een handtekeningblok worden bewaard tot zes regels of minder. Hoewel hier geen "regel" op staat en het aantal regels per bedrijf of persoon kan verschillen, is de algemene vuistregel om de handtekening zo kort mogelijk te houden.

Uniforme handtekeningen

De universiteit van Colorado in Denver promoot uniforme e-mails via een bedrijf of organisatie. Dit zal merkherkenning verlenen aan klanten die zaken doen met meerdere mensen binnen een bedrijf. Als u een handtekening maakt om te gebruiken op uw werkplek, vraagt ​​u uw leidinggevende of er richtlijnen zijn voor het e-mailen van handtekeningen en om een ​​steekproef van twee vragen. Als u een handtekening maakt voor persoonlijke doeleinden of een bedrijf waarvan u de eigenaar bent, kunt u uw eigen richtlijnen maken.

Vermijd citaten

Vermijd het gebruik van persoonlijke uitspraken of citaten in zakelijke correspondentie. Wat je grappig vindt, kan een andere persoon aanstootgevend vinden, dus het is beter om voorzichtig te zijn en geen citaat toe te voegen. Blijf bij de basiscontactfeiten die uw lezer nodig heeft om u te identificeren en contact op te nemen.