Richtlijnen voor het houden van een zakelijke bijeenkomst

Vergaderingen kunnen vaak niet effectief zijn vanwege het slechte beheer van tijd en middelen. Als u echter leden op het goede spoor houdt, respectvol en naar gemeenschappelijke doelen werkt, kunt u binnen de daarvoor gestelde tijd bereiken wat u nodig hebt. Een goede leider is essentieel; Houd er echter rekening mee dat de meest gekwalificeerde persoon al dan niet de bedrijfseigenaar is. Houd er rekening mee dat het effectief is om een ​​vergadering te houden; probeer elke keer om je prestaties te verbeteren.

Algemene richtlijnen opstellen

Volgens Management Help: "Vier krachtige spelregels zijn: deelnemen, gefocust worden, het momentum vasthouden en sluiten." Vergeet niet om regels op te nemen die voor de hand liggend lijken, zoals het tijdig starten en beëindigen van vergaderingen, een voor een spreken en alleen spreken op relevante onderwerpen. Deze eenvoudige richtlijnen helpen u uw vergaderingen op het goede spoor te houden, ongeacht het onderwerp. Noteer deze regels boven aan de agenda van elke vergadering en bekijk ze met nieuwe deelnemers die nog niet op de hoogte zijn van de regels.

Leiderrol

De groepsleider of persoon die de vergadering leidt, heeft twee belangrijke functies: taak en onderhoud. De leider is verantwoordelijk voor het houden van de leden op de taak en de discussie op doel. Wees een bemiddelaar; in plaats van je eigen mening te geven of een kant te kiezen, help je de leden om te verduidelijken wat ze nodig hebben en om hun ideeën te bespreken. Om onderbrekingen te voorkomen, raden deelnemers aan hun ideeën en meningen op te schrijven en ze te bewaren voor hun beurt om te spreken.

Voorbereiding

Noteer en deel duidelijk welke onderwerpen de vergadering zal behandelen, zodat alle deelnemers voorbereid en gefocust zijn. Een gedetailleerde agenda bevat elk hoofdonderwerp, hoe snel het moet worden aangepakt en welke actie wordt verwacht. Wees realistisch over wat u in elke vergadering kunt bereiken en dienovereenkomstig plannen. Stel de tijd en datum in voor de vergaderingen, zodat de noodzakelijke personen aanwezig kunnen zijn, en informeer alle deelnemers aan de tijd, locatie en agenda van de vergadering zo lang mogelijk van tevoren.

Algemene vergadering Overzicht

Het is belangrijk om uw vergaderingen op tijd te starten. Ten eerste, bedank mensen voor het bijwonen en bekijk uw agenda. Vraag iemand om tijdens de vergadering notulen of notities te maken, zodat u deze ter beoordeling aan de deelnemers kunt verstrekken. Praat met de leden tijdens de vergadering en ontvang feedback over de doeltreffendheid van de vergadering; veranderingen doorvoeren als dat nodig is om iedereen productiever te laten zijn. Laat aan het einde van de vergadering tijd over voor een evaluatie- en suggestieperiode om de productiviteit en de procedure tijdens de volgende vergadering te verbeteren. Tot slot, beëindig uw vergaderingen op tijd en zorg ervoor dat u alle beslissingen en toewijzingen doorneemt voordat u de datum voor de volgende vergadering instelt.

Typespecifieke benaderingen

Verschillende soorten vergaderingen vereisen verschillende leiderschapsstijlen: actiegericht, brainstormen, kortetermijnplanning of langetermijnplanning.

Actiegerichte vergaderingen zijn gericht op het oplossen van een urgent probleem; om de tijd die in de vergadering wordt besteed te verkorten, zorg ervoor dat iedereen goed is voorbereid met ideeën en laat hen hun eigen voorstellen verdedigen.

Brainstormsessies kunnen langer duren dan andere vergaderingen, dus breng eten, drinken en inspiratie van buitenaf om de deelnemers geanimeerd te houden.

Kortetermijnplanning vereist een groep die als een team samenwerkt om beslissingen te nemen die de behoeften van het bedrijf omvatten, dus zorg ervoor dat u de juiste mix van mensen uitnodigt.

Langetermijnplanning vereist ten minste alle hogere leidinggevenden en vaak het volledige personeel. Het organiseren van een vergadering van zo'n grote bevolking maakt het nog belangrijker dat je mensen gefocust houdt en hen helpt hun ideeën op een intelligente en respectvolle manier te delen.