Grafische methode voor functioneringsgesprekken

Prestatiebeoordelingen zijn jaarlijkse beoordelingen van de prestaties van een medewerker aan vooraf bepaalde sets van criteria. Ze laten zien hoe dicht de prestaties van de medewerker optimaal zijn en hoe effectief de prestaties zijn om de organisatie te helpen de belangrijkste doelen te bereiken. Verhogingen en bonussen worden berekend op basis van resultaten. De grafische methode geeft de prestaties in elk criterium weer als een getal in een grafiek. De grafische methode is de traditionele benadering van prestatiebeoordelingen en wordt nog steeds zwaar gebruikt vanwege de duidelijkheid van het eindresultaat. Zowel de werkgever als de werknemer hoeven alleen maar naar de grafiek te kijken om te weten welke prestatiegebieden voorbeeldig zijn, standaard zijn of verbetering behoeven.

1.

Formuleer een uitgebreid, juridisch goed functioneringsgesprek. Volgens Carter McNamara, MBA, Ph.D., van Authenticity Consulting, LLC en auteur van 'Field Guide to Leadership and Supervision', moet de beoordeling werkspecifiek zijn en worden uitgevoerd door iemand met diepgaande kennis van de baan en de persoon. Het proces binnen de organisatie moet: gestandaardiseerd zijn; raciaal, etnisch en fysiek onbevooroordeeld zijn; en een beroepsprocedure opnemen. Het hele proces, inclusief de weg van beroep, moet duidelijk worden vermeld in een gepubliceerd personeelsbeleid.

2.

Maak een standaardformulier om de beoordeling uit te voeren. Het formulier moet de naam en functienaam van de werknemer bevatten, de datum van beoordeling, de tijdspanne waarop de beoordeling betrekking heeft, beoordelingscriteria, inclusief de kennisvaardigheden en vaardigheden die in de formele taakomschrijving zijn gespecificeerd, en de verantwoordelijkheden en doelen die door de functieomschrijving aan de werknemer zijn toegewezen. en het bedrijfsstrategisch plan. Neem ook een puntclassificatiesysteem op, dwz wijs punten toe aan elke prestatiecategorie van slecht tot uitstekend, en een lege grafiek voor het plotten van de punten. Laat lege ruimte over voor schriftelijke opmerkingen, definitieve conclusies en een actieplan voor verbetering. Neem handtekeningregels op voor de werknemer, de supervisor en de human resource manager. Vermeld dat de werknemer bij ondertekening verklaart dat het formulier de feitelijke, ongewijzigde resultaten van de beoordeling vertegenwoordigt, niet dat hij of zij het noodzakelijkerwijs ermee akkoord gaat of het aanvaardt.

3.

Plan de eerste beoordeling bij indiensttreding voor het einde van de proefperiode van een nieuwe werknemer van zes maanden, een andere voor het eenjarig huurjubileum van de werknemer en voer vervolgens jaarlijks of op de jaardatum een ​​beoordeling uit.

4.

Communiceer met de werknemer twee weken voorafgaand aan zijn of haar verjaardagsdatum als herinnering en om de werkelijke tijd en datum in te plannen en de beoordeling uit te voeren. Bied de werknemer de mogelijkheid om een ​​kopie van zijn of haar functieomschrijving te ontvangen in het geval dat het originele exemplaar dat bij de huur is verstrekt, misplaatst is en een blanco beoordelingspakket voor opzegging en voorbereiding. U kunt ook de medewerker eraan herinneren waar de bovengenoemde gegevens zich bevinden in het handboek voor personeelszaken of in het gepubliceerde bedrijfsbeleid.

5.

Vraag de medewerker om voorafgaand aan de beoordelingsvergadering wijzigingen of updates van de taakomschrijving voor te stellen op basis van zijn dagelijkse contact met de eisen en prestatievereisten van de taak.

6.

Vraag de supervisor die de beoordeling uitvoert om haar voorgestelde updates van de taakomschrijving en doelen voor prestaties / productiviteit vast te leggen, en vraag vervolgens dat de supervisor het beoordelingsformulier invult, beoordelingspunten toekent voor de prestaties in elke categorie en die punten uitzet op de lege grafiek die is opgenomen in het taxatiepakket. Zorg ervoor dat de supervisor de vereiste schriftelijke aantekeningen bijvoegt over de prestaties, sterke en zwakke punten van de werknemer en gebieden waar verbetering nodig is, compleet met een actieplan voor goedgekeurde trainingen om die verbetering te vergemakkelijken. Herinner de supervisor eraan vast te houden aan de prestaties en het gedrag die ze persoonlijk heeft waargenomen in de medewerker.

7.

Houd de beoordelingsconferentie, zodat de werknemer zijn informatie eerst kan presenteren, gevolgd door de door de supervisor geregistreerde beoordeling van de beoordelingscriteria. Bespreek meningsverschillen en bespreek ideeën voor trainingen om verbeteringen mogelijk te maken om de medewerker een positief beeld te geven van hoe de beoordeling van volgend jaar zal verbeteren. Vermijd aanvallen op taal en generalisaties en eindig positief, zodat de werknemer zich energieker voelt dan verslagen.

8.

Voeg de schriftelijke informatie van de werknemer toe aan het taxatiepakket, onderteken het formulier zelf en vraag om de handtekening van de werknemer. Plan een evaluatie van de voortgang met betrekking tot het actieplan voor de komende drie maanden.

Tip

• Zorg ervoor tijdens het jaar voorafgaand aan de beoordeling dat er tijdens de conferentie zelf geen verrassingen voor de werknemer zijn. Behandel prestaties die niet aan de taakomschrijving en bedrijfsdoelstellingen voldoen als ze zich voordoen, en vermeld ze opnieuw in de conferentie, maar noteer de specifieke wijzigingen, of het gebrek daaraan, die zijn opgetreden als reactie op de eerste vergaderingen over deze kwesties. Bedenk dat als de werknemer verrast is door iets anders dan recentelijk voorkomende problemen, het een negatieve uitwerking heeft op de supervisor, de human resource manager en hun eigen toezichttaakprestaties. Het ziet er ook niet eerlijk uit voor de medewerker.