Goede criteria die moeten worden gebruikt bij het aangaan van zakelijke uitgaven voor reizen

Zakenreizen zijn vaak een essentieel onderdeel van de operationele vereisten van een bedrijf. Het kan ook erg duur worden. Beheer van uitgaven die gemakkelijk uit de hand kunnen lopen, vereist een goed beleid en goede richtlijnen. Medewerkers hebben parameters nodig over wat wel en niet kan worden verrekend en wat de limieten zijn voor vliegtickets en hoteluitgaven. Met het bestaande beleid kunnen managers beter toezicht houden voordat reizen begint.

Huisvestingsparameters

Als je niet anders zegt, kan een medewerker kiezen voor de mooiste accommodaties die beschikbaar zijn. Per slot van rekening vertrekt hij van huis om zaken te doen - waarom zou hij niet van het beste genieten? U kunt uw werknemers comfortabel en productief houden door hoteltypen zoals middenklassen voor zakelijke hotelketens te specificeren, idealiter in het bereik van $ 89 tot $ 149 per nacht.

Hoewel u niet te strak wilt zijn, aangezien sommige steden hogere hotelkosten hebben dan andere, is er niets mis met het stellen van een verwachting van een redelijk geprijsd zakenhotel. Veel bedrijven geven een lijst met gewenste hotelketens. Deze ketens zijn vaak geschikt voor zakenreizigers en omvatten gratis draadloos internet en een licht ontbijt op de kamerprijs.

Maaltijd kosten

Medewerkers die 's nachts reizen of langer bezig zijn, mogen een maaltijdvergoeding verwachten, maar er zijn redelijke bestedingslimieten. Veel bedrijven hebben richtlijnen voor hoeveel een werknemer per maaltijd kan uitgeven. Geef uw medewerkers een goed diner, maar er is niets mis mee om te zeggen dat $ 25 per persoon de limiet is.

Evenzo weigeren bedrijven, zowel om kosten als om ethische en morele redenen, alcohol te vergoeden voor maaltijden voor werknemers. Sommige bedrijven gaan nog een stap verder en beschouwen alcohol tijdens de lunch als een schending van het personeelsbeleid en een aansprakelijkheid. Medewerkers die in de loop van een werkdag maar zonder overnachting reizen, mogen geen maaltijden verwachten van het bedrijf, tenzij u een pre-autorisatie aanvraagt.

vermaak

Het onderhouden van klanten en verkoopvooruitzichten is een legitieme kost om zaken te doen. In veel industrieën is uitgaan voor een drankje of diner een onderdeel van hoe zaken worden gedaan. Sommige bedrijven passen ook tickets en reizen toe voor hun klanten. Zonder toezicht kunnen deze kosten echter gemakkelijk uit de hand lopen.

U moet een duidelijk beleid opstellen over het kopen van maaltijden en drankjes wanneer u op reis bent, inclusief richtlijnen over hoeveel u per persoon kunt uitgeven en welke locaties uw bedrijf ongepast acht, zoals stripclubs of casino's.

Vliegtickets

Airfare kan een van de meest gecontroleerde uitgaven zijn. Het vroegtijdig aanschaffen van tickets, het nemen van vluchten met layovers en het vliegen met de luchtvaartmaatschappij die het laagste tarief heeft in plaats van een bepaalde luchtvaartmaatschappij te bevoordelen, kan aanzienlijke kostenbesparingen opleveren. Medewerkers die hun eigen vlucht boeken, moeten weten wat uw verwachtingen zijn over het kopen van hun tickets.

U kunt toezicht uitoefenen door werknemers te vragen toestemming van het management te krijgen voordat ze de aankoop doen. Sommige managers eisen van werknemers dat ze een lijst met verschillende vliegtickets voor de route uit een online kortingswebsite afdrukken om te zien dat werknemers de meest geschikte tarieven selecteren.

Uitgebreid toezicht

Om het proces te stroomlijnen, de last van de medewerkers af te schuiven en een sterkere kostentoename te realiseren, kiezen bedrijven er vaak voor om hun reisboekingen te centraliseren. U hebt hier twee mogelijkheden: breng het in huis of gebruik een zakenreisbureau.

Met een of twee mensen in huis die alle vliegtickets regelen, houden hotels en huurauto's de zaken nauwlettend in de gaten. Als dat te omslachtig of een slecht gebruik van de tijd van uw werknemers is, zijn er reisbureaus die gespecialiseerd zijn in het helpen van bedrijven om de beste deals voor hun zakelijke reizen te vinden. Alvorens aankopen te doen, stuurt het bureau de juiste manager een e-mail voor autorisatie. In sommige gevallen kunnen bedrijven beter vertrouwen op de koopjesjachtexpertise van professionals.