Vijf kenmerken van zakelijke berichten

Hoewel ideeën pitchen, verkoop vragen en zakelijke vergaderingen het meest effectief zijn in een persoonlijke omgeving, moeten professionals soms een bericht achterlaten. Wanneer u bedrijfsgerelateerde e-mails verzendt en met antwoordapparaten spreekt, kunt u nog steeds een effectieve toonhoogte maken. Veel zakelijke en human resources-websites bieden lijsten met zeven, tien of zelfs twaalf algemene kenmerken van succesvolle zakelijke berichten. U kunt effectieve communicatie tot stand brengen met medewerkers en klanten door slechts vijf hoofdkenmerken te implementeren.

Hoffelijkheid en gesprekstoon

Of het nu via de telefoon of e-mail wordt gecommuniceerd, een zakelijke boodschap moet een informele, aangename en gemoedelijke toon hebben. Het is belangrijk dat u op een vriendelijke en uitnodigende manier spreekt die een reactie van de ontvanger aanmoedigt. Voorkom dat je emotioneel, confronterend of klagend klinkt. Wees in plaats daarvan beleefd en gebruik positieve woorden en uitdrukkingen als 'alstublieft', 'dank u', 'oprecht', 'Wij waarderen' en 'vriendelijke groeten'. Je moet jezelf afvragen: "Zou ik dit graag hebben gelezen?" volgens Roger Reynolds, President en CEO van ABCO Payroll Services Inc.

Beknoptheid

Beknopt zijn is een zeer belangrijk element van zakelijke communicatie. Streef ernaar om je puntje op een beleefde manier over te brengen en pitchen je idee of bezorgdheid in zo min mogelijk woorden. Gebruik geen doorlopende zinnen, langdurige uitdrukkingen en vermijd herhalende inhoud. Concisie bespaart tijd en geld voor beide partijen, volgens de website van Explore HR. Door onnodige bewoordingen uit te sluiten en alleen een beleefde begroeting, relevante verklaringen en een uitnodiging om te reageren te bieden, laat u zien hoe belangrijk uw ideeën of zorgen zijn. Reynolds suggereert dat je direct naar het onderwerp van de boodschap gaat, "vulmiddel" woorden en frasering vermijdt en geen voorafgaande correspondentie onthoudt.

Juistheid en nauwkeurigheid

Een bericht achterlaten of een e-mail sturen met de verkeerde informatie of inhoud is niet alleen beschamend, het is ook onprofessioneel, tijdrovend en kostbaar. Wanneer fouten in een zakelijk bericht verkeerd gespelde namen of de persoonlijke gegevens van de ontvanger bevatten, wordt het ook beledigend. Voordat u een e-mail verzendt of een klant- of medewerkersnummer kiest, moet u ervoor zorgen dat u uw feiten hebt gecontroleerd op juistheid en alle toepasselijke nummers of bedragen hebt gecontroleerd. Zorg er altijd voor dat u de juiste naam, spelling en uitspraak van de contactpersoon hebt voor geschreven en mondelinge communicatie. Gebruik bij het verzenden van geschreven berichten altijd de juiste grammatica, spelling en interpunctie en proeflezen voor verzending.

Duidelijkheid en precisie

Duidelijkheid is een van de belangrijkste componenten van een succesvolle zakelijke boodschap. U moet uw bedrijf duidelijk vermelden zonder in de buurt te kloppen, aldus Ric Phillips, communicatiecoach voor het bedrijfsleven. "Geef duidelijk uw doelstellingen of wensen aan, en mensen zullen u respecteren voor uw leiderschap en ideeën", stelt Phillips. Gebruik bekende termen, korte zinnen en vermijd technische termen en zakelijk jargon om mogelijke verwarring of giswerk voor de lezer of de ontvanger van de oproep te voorkomen. Het is niet nodig dat de ontvanger de intentie van uw bericht in vraag stelt, ontcijfert of vertaalt.

concreetheid

Zowel Reynolds als Explore HR suggereren manieren om de concreetheid van uw inhoud te waarborgen, wat essentieel is voor de effectiviteit van uw zakelijke berichten. Het doel is om een ​​levendig beeld en een duidelijk begrip van uw boodschap te creëren binnen het bewustzijn van uw ontvanger. Gebruik bruikbare werkwoorden, levendige beschrijvingen en specifieke, concrete taal om interesse op te wekken. Gebruik feiten en cijfers in plaats van vage generalisaties. Wees zo beschrijvend en definitief mogelijk zonder concessies op te offeren.