Financiële problemen bij het opzetten van Accrual Basis Accounting

Op transactiebasis wordt de timing van inkomsten en uitgaven in aanmerking genomen, waarbij deze worden aangepast wanneer ze zich voordoen. Opbrengsten worden verantwoord wanneer services of verkopen plaatsvinden, ongeacht wanneer betalingen worden ontvangen. Hetzelfde geldt voor uitgaven - ze worden erkend wanneer ze zich voordoen, ongeacht wanneer betalingen worden gedaan. De boekhoudmethode op transactiebasis is de officiële basis die wordt erkend door de algemeen aanvaarde boekhoudbeginselen in de VS.

vergelijkbaarheid

Het opzetten van de accrual-basis voor de boekhouding en het wijzigen van uw accountingmethodologie zal van invloed zijn op de vergelijkbaarheid van financiële overzichten. Rapporten van voorgaande jaren kunnen niet worden vergeleken met rapporten die zijn opgesteld nadat de toerekeningsmethode is geïmplementeerd. De omzet op transactiebasis omvat bijvoorbeeld zowel contante als ontvangbare omzet; opbrengst op kasbasis is alleen contant zonder vorderingen.

Het vergelijken van uitspraken op twee verschillende bases is als het vergelijken van appels en sinaasappels. Dit is een grote financiële impact van veranderende boekhoudmethodes - het maakt vergelijkbaarheid met het verleden onmogelijk.

Debiteuren en debiteuren

Met behulp van de opbouwmethode worden crediteuren en te ontvangen rekeningen opgesteld, meestal gekoppeld aan een grootboeksysteem. Wanneer een balansrapport wordt opgesteld, worden zowel crediteuren als te ontvangen posten weergegeven. De crediteuren weerspiegelen facturen die moeten worden betaald, zowel voor de lange als voor de korte termijn, en elk type wordt afzonderlijk gerapporteerd.

Debiteuren zijn te ontvangen gelden; Bedrijven houden dit account nauwlettend in de gaten om ervoor te zorgen dat klanten hun rekeningen op tijd betalen. Het management kijkt naar specifieke rapporten, zoals een 'ontvankelijk ouder worden' rapport, om erachter te komen wie wat verschuldigd is en voor hoe lang.

De boeken sluiten - Opbrengsten

Als u de boeken sluit volgens de methode voor op transactiebasis, moet u nauwkeurig kijken naar de timing van de inkomsten. Gewoonlijk worden verschillende acties uitgevoerd. Als inkomsten werden ontvangen die tot een toekomstige periode behoren, zoals collegegeld voor een klasse die het volgende jaar begint, wordt deze geboekt als een "uitgesteld inkomen" of "storting" - een verplichting. In het volgende jaar wordt dit account op nul gezet en wordt de opbrengst erkend.

Wanneer de inkomsten zijn gesloten, is een andere veel voorkomende procedure om te zoeken naar nog niet geboekte vorderingen om alle inkomsten te bevestigen voor een periode die wordt opgepakt. Ten slotte wordt de voorziening voor dubieuze debiteuren opgesteld en geëvalueerd met schattingen van verliezen op de te vorderen oppervlakte. Deze vergoeding is typerend voor de accrual-basis van de financiële verslaggeving en erkent dat niet alle debiteuren daadwerkelijk worden geïncasseerd. Vaak wordt deze vergoeding berekend op basis van een percentage, zoals 10 procent van de vorderingen, op basis van de geschiedenis uit het verleden.

De boeken sluiten - onkosten

Op basis van de accrual-basis van de boekhouding worden de kosten afgesloten met het oog op de timing. Algemene aanpassingen zijn voor te betalen uitgaven en vooruitbetaalde kosten. Overlopende uitgaven zijn uitgaven die tot één periode behoren maar nog niet in het systeem zijn ingevoerd. Een voorbeeld is een telefoonrekening voor één maand die feitelijk "toebehoort" aan een voorgaande periode. Overlopende uitgaven worden geboekt als journaalboekingen.

Om dubbele boeking te voorkomen, worden deze journaalboekingen teruggedraaid of aangepast wanneer de factuur wordt ingevoerd in het te betalen systeem. Dit is een grote uitdaging bij het gebruik van de boekhoudmethode op transactiebasis - een uitgave boeken als een journaalboeking en opnieuw op het crediteurenstelsel. Overlopende uitgaven moeten te allen tijde worden gecontroleerd, zelfs na de officiële afsluiting van de boeken.

Vooruitbetaalde kosten zijn uitgaven die zijn betaald voor een toekomstige periode. Een voorbeeld is betalen voor verzekeringen die meer dan één periode dekken. Naarmate de tijd voortschrijdt, worden de kosten erkend. Voorafbetaalde uitgaven zijn activarekeningen, niet echt "onkostendeclaraties".

overwegingen

Als u van plan bent de fiscale boekhouding te wijzigen, moet u de Internal Revenue Service op de hoogte brengen van uw wijziging met behulp van formulier 3115. Zodra u besluit dat u de accrual-methodiek van de boekhouding wilt gebruiken, gaat u ermee akkoord en blijft u niet veranderen heen en weer, anders krijg je een grote puinhoop.