Kenmerken van een salarissysteem

Omdat payroll zo complex is, uren van uw kernactiviteiten kan duren en tot kostbare fouten kan leiden, vertrouwen veel eigenaren van kleine bedrijven op hun accountants, geautomatiseerde softwaresystemen of externe contractanten om ervoor te zorgen. Welke service u ook kiest, de functies kunnen en moeten worden aangepast aan de behoeften van uw bedrijf. De meest effectieve salarissystemen bieden voordelen op het gebied van tijd, kosten, nauwkeurigheid en organisatie.

Nauwkeurigheid

Uw salarissysteem moet in staat zijn om uw werknemers en hun verschillende werkuren te huisvesten. Zodra een goed systeem is geïnstalleerd, hebt u een nauwkeurig overzicht van de werktijden van uw werknemers. Een geautomatiseerd systeem minimaliseert de mogelijkheid van menselijke fouten, omdat de enige echte factor is of werknemers eraan denken om in en uit te klokken. Een interne boekhouder of boekhouder kan echter gemakkelijk correcties aanbrengen wanneer werknemers vergeten uit te klokken voor de lunch of wanneer uw prikklok kapot gaat. Het salarissysteem functioneert als een neutrale derde partij die nauwkeurig werktijden registreert wanneer u uw payroll-functies uitbesteedt.

aftrek

Payroll-systemen registreren niet alleen werktijden en betalen. Ze moeten worden ingesteld voor complexere operaties, zoals aftrekposten voor belasting en uitkeringsdoeleinden. Tussen staats- en federale belastingen, Medicare en sociale zekerheid, plus welk uitkeringsplan elke medewerker bijdraagt, zijn een aanzienlijke hoeveelheid berekeningen nodig. De meeste salarissystemen kunnen worden aangepast aan uw belasting- en uitkeringsbehoeften en kunnen verder worden aangepast aan de specifieke omstandigheden van elke werknemer. Het interne loonlijstpersoneel en externe contractanten moeten volledig op de hoogte zijn van welke inhoudingen volgens de wet vereist zijn. Welk loonverdelingssysteem u ook gebruikt, u bent echter uiteindelijk verantwoordelijk voor het nauwkeurig rapporteren en betalen van loonheffingen.

Record houden

Een ander kenmerk van een salarissysteem is dat het kan worden gebruikt om gedetailleerde en nauwkeurige records bij te houden. Deze records kunnen worden opgeslagen in een hoofddatabase op de site, online of in een externe archiveringsfaciliteit. Het bijhouden van gegevens kan u helpen bij het volgen van trends, zoals hoeveel overuren u betaalt en hoeveel werknemers deelnemen aan de pensioenregelingen van uw bedrijf. Records zorgen er ook voor dat u voldoet aan alle relevante wetgeving en kunt u voorbereiden op een audit of ander type onderzoek van uw bedrijf wanneer u uw systeem instelt om die activiteiten te controleren. Een salarissysteem dat nauwkeurig uren opslaat, maakt de fiscale voorbereiding aan het einde van het jaar ook soepel.

Stroomlijnen

Een geautomatiseerd salarissysteem kan helpen om het drukke werk te elimineren door het hele proces van planning, archivering en betaling te stroomlijnen. Medewerkers hebben toegang tot hun administratie, kunnen loonstrookjes afdrukken en in sommige gevallen aanvragen voor vrije tijd indienen via een geautomatiseerd salarissysteem. Effectieve payroll-systemen van alle soorten kunnen worden gestandaardiseerd en gestroomlijnd met voorafgaande aanwijzingen. U kunt externe beheerders, geautomatiseerde systemen en interne boekhouders direct geld laten storten op de bankrekeningen van uw werknemers, zodat u geen persoonlijke cheques hoeft te schrijven. U kunt systemen automatiseren om u te waarschuwen wanneer werknemers overwerk betalen of wanneer werknemers een bepaalde hoeveelheid toegewezen tijd verstreken, welk percentage van 401 (k) overeenkomende betalingen u autoriseert en hoeveel u moet opnemen voor zorgpremies.