Kostenbetaalmethode in boekhouding

Onkosten zijn onvermijdelijk voor het doen - en blijven - van bedrijven. Wanneer een onderneming kosten maakt, zijn er twee boekhoudmethoden die zij kan gebruiken om de uitgaven in haar boeken vast te leggen - de kasbasis en de transactiebasis. De kasbasis van de boekhouding wordt vaak gebruikt door kleine bedrijven, en aangezien de uitgaven alleen worden geregistreerd wanneer ze worden betaald, vereist deze minder boekhouding dan de accijnsbasis van de boekhouding.

De Cash-basismethode

Bij kasbasisboekhouding boekt een bedrijf alleen een uitgave wanneer de betaling is verricht, en niet wanneer het is gemaakt en gematcht met de inkomsten, zoals bij de boekhouding op transactiebasis. Hoewel de methode niet voldoet aan algemeen aanvaarde boekhoudprincipes, of GAAP, hebben de lezers van jaarrekeningen die zijn opgesteld op basis van de kasbasis van de boekhouding een groter vertrouwen in de werkelijke kasstromen die worden weergegeven in de resultatenrekening van de onderneming.

Een voorbeeld van een cash-basis

Om een ​​voorbeeld van de cash-base-boekhoudmethode te demonstreren, gaat u ervan uit dat een bekend restaurant zijn werknemers betaalt op de 15e en de 30e van elke maand voor het werk dat zij gedurende de voorgaande twee weken hebben verricht. De laatste tijd heeft het restaurant problemen ondervonden met de kasstromen, en hoewel het erin slaagde zijn werknemers op 15 mei te betalen, heeft het niet het geld om het op 30 mei te betalen. Vinny, de manager van het restaurant, praat met het personeel, met de mededeling dat hun cheques pas op 7 juni beschikbaar zullen zijn.

Journaalboeking

Op 15 mei wordt de journaalboeking om de $ 6.000 aan lonen die op die datum zijn betaald op te nemen als volgt in de boeken van het bedrijf vastgelegd:

Debitering Loonkosten 6.000 Credit Cash 6.000

Hoewel de lonen voor de volgende periode, van 16 tot en met 30 mei, een uitgave zijn die in mei is gemaakt, worden ze niet in de boeken van mei opgenomen, omdat de werknemers pas in juni worden betaald. Dit is in tegenstelling tot de accrual-basis van de boekhouding, die de loonkosten in mei zou registreren, omdat het werk op dat moment werd uitgevoerd.

Het effect van timing

Op 7 juni betaalt de boekhouder van het restaurant de werknemers voor het werk dat ze hebben uitgevoerd van 16 tot en met 30 mei. Dit resulteert in de volgende journaalboeking:

Debitering Loonkosten 6.000 Credit Cash 6.000

Omdat de contant-methode zich concentreert op de timing van de betaling en niet op de timing van de kosten, werden de uitgaven van May in dit voorbeeld ondergewaardeerd, wat resulteerde in een overwaardering van de winst van het bedrijf. Omdat de maand juni de betaling van de lonen vanaf mei en de betaling voor de twee normaal geplande loonperioden in juni omvat, zullen de uitgaven van juni te hoog worden gewaardeerd op de resultatenrekening.