Voorbeelden van Microsoft-projectplannen

Microsoft Project, de projectbeheersoftware van Microsoft, is een uitgebreid softwarepakket dat volledige en eenvoudige projectbegeleiding mogelijk maakt door het ontwikkelen van projectplannen. Met deze plannen kunnen managers projecttaken en mijlpalen vastleggen, resources toewijzen, taakafhankelijkheden identificeren en fasevolgschappen schatten, waardoor de software een nuttig hulpmiddel is voor verschillende soorten projecten, van bouw- en marketingprojecten tot productie en artistieke inspanningen. Met de suite kunnen managers zichzelf organiseren en anticiperen op complicaties bij dergelijke voorbeeldprojecten.

Taken maken voor marketingprojectplan

Nieuwe projecten kunnen in het begin nogal beangstigend lijken, waarbij ambitieuze en verre doelen bijna onhaalbaar lijken. Microsoft Project helpt echter grote projecten in kleinere taken te verdelen, waardoor het project veel eenvoudiger te beheren en te implementeren is. In het hypothetische geval van een webmarketingcampagne zou een projectplan de campagne indelen in de samenstellende delen ervan, zoals zoekmachineoptimalisatie, socialemediamarketing, websiteherontwerp en partnerprogramma's. Elk van deze brede gebieden kan verder worden onderverdeeld in kleinere taken, zoals 'marktonderzoek voorbereiden op concurrerende websites', 'een offerte aanvragen voor een nieuwe website' en 'complete mock-ups van nieuw ontwerp' onder de redesign-sectie van de website. Microsoft-project stelt gebruikers ook in staat om te "indent" en "outdent" taken om een ​​hiërarchie van belang te maken voor het totale project en roept de voltooide reeks van alle taken de "work breakdown structure."

Resources toewijzen voor filmprojectplan

Als een project eenmaal is onderverdeeld in de samenstellende taken, kunnen gebruikers met Microsoft Project resources aan elke taak toewijzen. Middelen omvatten alles van financiële activa tot apparatuur en werknemers. Om een ​​filmproject als voorbeeld te gebruiken, zou het projectplan verschillende camera's en filmapparatuur, budgetten en technici toewijzen aan elke set- of opnamelocatie, waarbij elke opname een taak zou zijn met zijn eigen toegekende bronnen. Met dit organisatieschema kunnen projectmanagers hun resourcebehoeften beter visualiseren, beschikbare bronnen effectief distribueren en dienovereenkomstig budgetten.

Schatting van de taakuitdagingen voor productie

In het geval van een productieproject, waarbij een installatie zojuist een bestelling voor 800 flitslampen heeft ontvangen, bevat een volledig projectplan ook schattingen van de hoeveelheid werk die nodig is om het project te voltooien en de verwachte duur van het project tot aan de levering. Als het een uur kost om een ​​flitslamp te maken, heeft het project 800 werkuren nodig, de werkvereiste voor het project. De duur van het project wordt dan bepaald door de toewijzing van middelen aan het werk. Als 10 werknemers, die elk een dag van acht uur werken, aan het project deelnemen, produceert de fabriek 80 flitslampen per dag en is de volledige duur van het project 10 werkdagen. Deze projectschattingen helpen bij het bepalen van de impact van verschillende toewijzing van middelen en maken tijdige projectlevering mogelijk.

Identificatie van taakafhankelijkheden in bouwprojectplan

Niet alle taken kunnen tegelijkertijd in de meeste projecten worden voltooid. In het geval van een bouwproject kunnen timmerlieden de ramen bijvoorbeeld niet in een huis plaatsen voordat de bouwers de muren rondom de ramen hebben voltooid. Deze relaties worden "afhankelijkheden" genoemd in Microsoft Project en het projectplan biedt u de mogelijkheid om deze relaties weer te geven via een visueel Gantt-diagram. In essentie neemt een Gantt-diagram de aangegeven duur van elke taak aan en, wanneer de gebruiker een afhankelijkheid tussen fasen heeft aangegeven, worden de taken georganiseerd om duidelijk te maken dat men niet kan starten totdat de laatste is voltooid. Met deze sequentiële organisatie kunnen managers anticiperen op mogelijke vertragingen en een realistisch tijdschema opstellen voor een project met talloze afhankelijkheden. Om terug te keren naar het voorbeeld, als de afwerking van de muur vier weken in beslag neemt en een noodzakelijke voorwaarde is voor het proces van twee weken om vensters te installeren, dan duurt het volledige proces zes weken en elke vertraging in de eerste taak zal resulteren in een vergelijkbare vertraging in de tweede.