Het nadeel van een standaardmemo voor communicatie in het bedrijfsleven

De Amerikaanse marine wijdt een heel hoofdstuk van haar correspondentiehandboek voor 2010 aan de correcte uitvoering van memo's. Het document heeft betrekking op de opmaak en de doeleinden van verschillende soorten memoranda, inclusief die bedoeld om vergadernotities te registreren, een mondelinge overeenkomst te documenteren, een besluit aan te kondigen en procedures te schetsen. Critici kunnen stellen dat in een wereld van e-mail, sms-berichten en videoconferenties de standaardmemo een verouderde manier van communiceren is, vooral voor bedrijven.

Lengte en focus

Een nadeel van standaardmemo's is dat ze zijn ontworpen om één of twee pagina's met informatie te bevatten. Dit maakt ze een minder-dan-handige tool voor het communiceren van complexe onderwerpen. Memo's zijn ook bedoeld om op één onderwerp te focussen, dus ze zijn geen goede keuze als u meerdere informatiefactoren aan werknemers wilt overbrengen.

Kosten en vertragingen

Nadat u een standaard bedrijfsmemo hebt geschreven, moet u deze laten afdrukken of kopiëren voor verspreiding onder uw werknemers. Dit betekent dat u betaalt voor het papier waarop de memo wordt afgedrukt en de kosten van de tijd die een medewerker nodig heeft om de communicatie te kopiëren en te verspreiden. Bovendien kost het distributieproces tijd, waardoor de ontvangst van uw medewerkers wordt vertraagd. Degenen die hun mailbox of inbox niet regelmatig controleren, ontvangen uw informatie mogelijk niet voor uren of zelfs dagen nadat deze zijn gedistribueerd.

Formaliteit

Er is een formele toon verbonden aan zakelijke memo's, waardoor ze een slechte keuze zijn voor het communiceren van gevoelige informatie. Als u een werknemer moet disciplineren of een groep werknemers moet informeren over dreigende ontslagen, is persoonlijke communicatie een betere keuze. Hiermee kunt u non-verbale communicatie opnemen in uw berichten en de reactie van de andere persoon interpreteren door haar lichaamstaal te observeren. De ontvangers van uw bericht kunnen zich ook meer gewaardeerd voelen door het bedrijf omdat u de tijd nam om persoonlijk met hen te praten.

One-Way Communication

Omdat managers standaardmemo's gebruiken om beslissingen of issue-richtlijnen aan te kondigen, kunnen deze communicatiestukken een gevoel van finaliteit krijgen. In tegenstelling tot een groepsbijeenkomst waar werknemers vragen kunnen stellen of meningen kunnen uiten, kan een memo hen het gevoel geven dat een onderwerp niet vatbaar is voor discussie.