Voorbeelden van interne controles

Elk bedrijf gelooft graag dat zijn werknemers en management bovenmatig worden beschuldigd en nooit iets zouden doen om de organisatie schade te berokkenen. Het is echter ook een verstandige zakelijke stap om systemen te hebben om te zorgen dat alles goed verloopt en er zijn geen problemen. Interne controles zijn procedurele maatregelen die een organisatie neemt om zijn bezittingen en eigendommen te beschermen. Globaal gedefinieerd omvatten deze maatregelen fysieke beveiligingsbelemmeringen, toegangsbeperkingen, sluizen en bewakingsapparatuur. Ze worden vaker gezien als procedures en beleid die de boekhoudgegevens beschermen. bedrijfsrecords, contanten en andere activa. Zie deze bedieningselementen als een soort verzekering; niemand wil ze ooit gebruiken, maar ze zijn goed om te hebben als er een probleem is.

Voorbeelden van interne controle

Interne controleprocedures documenteren transacties door een audittrail aan te maken. Ze beperken de acties van werknemers door autorisatie, goedkeuring en verificatie van geselecteerde transacties te vereisen. Ze scheiden plichten omdat bepaalde taken niet wederzijds onverenigbaar zijn en als iemand niet wordt gecontroleerd, moet iemand te veel ongecontroleerde toegang tot bedrijfsmiddelen hebben. Geen enkel individu zou in staat moeten zijn om een ​​transactie te initiëren en het vervolgens goed te keuren, de informatie op te nemen in de boekhouding en de opbrengsten die daaruit voortvloeien beheersen. Interne controles zijn preventief of detectief. Preventieve controles zijn ontworpen om fouten, onnauwkeurigheden of fraude te voorkomen voordat deze optreedt. Detectieve controles zijn bedoeld om het bestaan ​​van fouten, onnauwkeurigheden of fraude aan het licht te brengen die al zijn opgetreden.

Besturing in het algemeen

Een goede verzekering is de beste "laatste redmiddel" -interne controle die een ondernemer kan hebben. Dekking van verlies door diefstal van werknemers kan het verschil betekenen tussen het herstellen van fraude of het sluiten van een bedrijf. Verzekeraars vereisen vaak bepaalde gespecificeerde interne controles als een vereiste voor dekking. Een voorbeeld is een screening vooraf van sollicitanten op sleutelposities. Een systeem van bedrijfsformulieren voor het volgen van alle bedrijfstransacties is een voorbeeld van interne controles. Bedrijfsformulieren creëren een audittrail om verkopen, kredieten, terugbetalingen of retouren van goederen te volgen; de beweging van inventaris; kopen en bestellen bij leveranciers; en ontvangst van contant geld en betalingen.

Preventieve controles

Detective Controls Explained

Detective controls zijn interne controles die bedoeld zijn om problemen die al bestaan ​​te identificeren. Audits zijn een voorbeeld van een detectivecontrole. Maandelijkse reconciliatie van bankrekeningen, controle en verificatie van terugbetalingen, afstemming van kleine kasrekeningen, audits van uitbetalingen van lonen of het uitvoeren van fysieke inventaris zijn allemaal voorbeelden van detectieve controles. Preventieve en detectieve controles zijn vaak nodig in combinatie om voldoende bescherming te bieden. Computersystemen vereisen preventieve controles door acceptabel gebruik en toegangscontrole. Logboeken voor computergebruik moeten worden bewaard. Logs zijn een vorm van detectivecontrole die met regelmatige tussenpozen moet worden gecontroleerd en gecontroleerd.

Velen die controles voorkomen, zijn gebaseerd op het concept van scheiding van taken. Voorbeelden hiervan zijn het verbieden van dezelfde persoon om gerelateerde transacties uit te voeren, zoals het initiëren en vastleggen van transacties; aankopen doen en betalingen goedkeuren; bestellen en accepteren van inventaris; leveranciers goedkeuren en betalen; het ontvangen van rekeningen en het goedkeuren van betalingen; en autoriseren van retouren en het teruggeven van restituties. Voorbereiding en verdeling van de salarisadministratie en goedkeuren, schrijven en ondertekenen van cheques moeten ook door verschillende mensen worden gedaan. Voorbeelden van interne controles rond het concept van autorisatie, goedkeuring en verificatie omvatten onder meer het controleren door de toezichthouder en het goedkeuren van looninformatie vóór uitbetaling, waarbij interdepartementale dubbele autorisatie van loongegevens door boekhoudafdelingen en personeelsafdelingen vereist is en voorafgaande goedkeuring van kredietklanten, leveranciers en aankopen vereist is .

Populaire Berichten