Voorbeeld van een pro-formafactuur

Pro-forma facturen geven een prijsopgave weer voor een prospectieve verkoop, import of export van goederen. Deze facturen worden tijdens de onderhandelingen vaak gebruikt om de voorwaarden van een aanbieding te vermelden, zodat de andere partij een tegenbod kan afspreken of kan antwoorden. De pro forma factuur is geen bindende overeenkomst en er is geen betaling verschuldigd tot de partijen een contract sluiten. Lenders, vergunningverlenende instanties en douane-inspecteurs kunnen een pro-formafactuur aanvragen als bewijs van de geldigheid van de aanstaande transactie.

Basis informatie

Vermeld uw bedrijfsnaam en contactgegevens bovenaan de factuur. Geef duidelijk aan dat dit een pro-formafactuur is en niet de definitieve versie. Neem de naam en contactgegevens van de leverancier op, samen met elke klant- of klant-ID die in uw factureringssysteem wordt gebruikt. Vermeld de factuurdatum om deze pro forma te onderscheiden van eerdere of volgende versies. Dit is vooral belangrijk als de transactie in onderhandeling is, omdat de prijs of hoeveelheid artikelen in een transactie verschillende keren kan wijzigen voordat een definitieve overeenkomst wordt bereikt.

Grondstofgegevens

Vermeld de hoeveelheid en beschrijving van de goederen die bij de transactie zijn betrokken. Gebruik een afzonderlijk regelitem voor elk type product en vermeld de eenheidsprijs en totale kosten voor elke regel. Voeg alle items toe en toon het resultaat als een subtotaal van kosten voordat eventuele verzend- en administratiekosten worden toegevoegd.

Betaalvoorwaarden

Omdat import- en exporttransacties kunnen plaatsvinden tussen twee landen met verschillende valuta, moet de pro-formafactuur het type valuta opgeven dat voor de betaling moet worden gebruikt. Als een partij heeft ingestemd met het betalen van de wisselkoerskosten van de ander, vermeld dan de details van deze overeenkomst. Stel een vervaldatum in en vermeld de geldende late kosten voor het niet naleven van deze deadline. Als u uw kredietverlening wilt uitbreiden of betalingen op afbetaling wilt toestaan, legt u de algemene voorwaarden uit.

vracht

Vermeld alle toepasselijke verwerkings-, vracht- en verzekeringskosten die van toepassing zijn op het vervoer van de goederen. Geef de relevante details op, zoals de haven van binnenkomst of vertrek en de wijze van verzending. Voeg een lijst toe van alle documenten die nodig zijn om door de douane te gaan.

Levering

Geef een geschatte datum op voor de levering van de goederen. Dit kan een bereik zijn, omdat u niet precies weet hoe lang het duurt voordat u een kredietlimiet heeft behaald of een douanecontrole hebt doorlopen. U kunt bijvoorbeeld een verwacht leveringsvenster van zes tot acht weken vermelden. Dit tijdsbestek kan beginnen nadat de kredietlijn is ondertekend of een andere voorwaardelijke gebeurtenis is opgetreden. Noem eventuele garantiebepalingen in dit gedeelte van de factuur.