Voorbeeld van een bedrijfscontinuïteitsplan

Elk bedrijf is afhankelijk van bepaalde 'gegevens', variërend van het behouden van sleutelfunctionarissen tot noodplanning en kredietregelingen. Maar wat gebeurt er wanneer een relatief jonge CEO wordt gedood bij een ongeval of wanneer een aardbeving het hoofdkantoor van een bedrijf vernietigt? Of, wanneer een kredietlimiet onverwacht wordt geannuleerd? Er zijn praktisch oneindig veel dingen die fout kunnen gaan en een bedrijf negatief kunnen beïnvloeden.

Er zijn zelfs onverwacht goede dingen die storend kunnen zijn - een klassiek voorbeeld is het kleine bedrijf dat een enorm contract krijgt dat ver uitstijgt boven het huidige vermogen van het bedrijf om het te vervullen. Rampenplannen geven aan wat er moet gebeuren als een of meer van deze onverwachte gebeurtenissen zich voordoen. Elk bedrijf - groot of klein - heeft zijn eigen unieke noodplan nodig.

In de volgende voorbeelden wordt beschreven hoe SEC-vereisten voor noodplannen van invloed kunnen zijn op een bedrijf.

Wat is het probleem?

Elk rampenplan beantwoordt een vraag over een probleem. In dit geval vereist de SEC dat elk geregistreerd beleggingsadvieskantoor dossierplannen heeft die verzekeren dat het bedrijf vooruit kan gaan en billijk met zijn klantenbeleggers kan omgaan in het geval dat het hoofd van het bedrijf niet meer beschikbaar is door overlijden, ernstige ziekte of een ongeval . De vraag is eenvoudig: hoe zal het bedrijf omgaan met de behoeften van de klant wanneer het hoofd van het bedrijf niet meer beschikbaar is?

Beschikbaarheid van informatie en gegevens

Het eerste wat de SEC nodig heeft, is dat er altijd middelen beschikbaar zijn voor cliënten om toegang te krijgen tot hun informatie in de accounts van het bedrijf, wat belangrijk is het record van de huidige aandelenposities van elke klant, maar ook essentiële documentatie met betrekking tot belastingadvies en pensioenplanning. Het noodplan behandelt deze behoefte op twee manieren:

• Het geeft aan dat alle klantinformatie wordt opgeslagen op de primaire computer van het bedrijf en dat de computer continu wordt geback-upt op een afzonderlijke lokale schijf en in de cloud. Specifieke ophaalinformatie wordt verstrekt.

• Het vermeldt dat de administratie van alle klantenposities ook bij de makelaardij wordt bijgehouden waar het bedrijf alle transacties uitvoert en dat elke klant onbeperkte toegang heeft tot brokerage records.

Dit uit twee stappen bestaande databeschikplan garandeert dat als het gebouw van het bedrijf wordt vernietigd, de informatie offsite beschikbaar blijft, zowel voor het bedrijf als, onafhankelijk, voor zijn klanten. Aangezien de correspondentmakelaardij van het bedrijf dezelfde SEC-verplichte informatieverstrekking heeft als het adviesbureau, zijn de klantgegevens die bij de makelaardij worden bijgehouden ook beschikbaar op een externe locatie die wordt onderhouden door de makelaardij. Aldus worden klantrecords opgeslagen en continu onderhouden op ten minste vier afzonderlijke fysieke locaties en op de cloud.

Alternatieve communicatiemiddelen tussen adviseurs en klanten

De SEC vereist ook dat elk bedrijf over een alternatief middel beschikt om met klanten te communiceren. Het beschikbaar hebben van alternatieve middelen stelt het bedrijf in staat om klantaccounts tijdig te blijven verwerken in het geval van een catastrofe. Naast het e-mailadres en telefoonnummer van het bedrijf, onderhoudt het bedrijf een mailbox in een andere stad en herinnert het aan elk van zijn klanten periodiek aan dat alternatieve adres. Het hoofd van het bedrijf heeft ook een speciale mobiele-telefoonrekening los van het zakelijke telefoonaccount van het bedrijf of zijn persoonlijke mobiele nummer en zorgt ervoor dat elke klant dat onafhankelijke nummer kent.

Alternatieve communicatie tussen adviseur en werknemers

In dit kleine bedrijf heeft alleen de opdrachtgever de bevoegdheid om namens zijn klanten te handelen; daarom is een alternatief communicatiemiddel tussen de hoofdadviseur en een enkele geestelijke medewerker niet vereist om ervoor te zorgen dat het bedrijf zonder onderbreking kan doorgaan. Als het bedrijf meerdere geregistreerde adviseurs had die klantenaccounts verwerken, zijn alternatieve communicatiemiddelen die vergelijkbaar zijn met die voor de hoofdadviseur vereist en vereist.

Regulatory Reporting Vereisten

Omdat de bedrijfsrecords op meer dan één fysieke locatie worden opgeslagen en ook in de cloud worden opgeslagen, waar ze beschikbaar zijn, ongeacht de locatie van de adviseur. Zolang de adviseur redelijk gezond is en gezond verstand heeft, zal geen enkele fysieke ramp of noodsituatie de beperkte en incidentele wettelijke rapportageverplichtingen van het bedrijf belemmeren.

Als de adviseur ernstig ziek, dood of van een ongezonde geest is, heeft de vrouw van de adviseur - een gerenommeerde marketingprofessional - instructies om klanten te informeren, die allemaal persoonlijk bekend zijn bij haar. Ze wordt ook geïnstrueerd over het beëindigen van het bedrijf als geregistreerde instelling, met kennisgeving aan de SEC. Op dat moment stopt het bedrijf en nemen de klanten de verantwoordelijkheid voor hun eigen accounts op zich met een minimum aan verstoring.

Toegang tot fondsen in geval van beëindiging van het bedrijf

Klanten hebben te allen tijde ononderbroken toegang tot fondsen en gegevens via de correspondent-makelaar van het kantoor.

De afhaalmaaltijden voor alle soorten noodplannen

Dit specifieke rampenplan voor een kleine geregistreerde beleggingsadviesdienst biedt goede informatie over rampenplannen in het algemeen:

• Elk rampenplan is het antwoord op een specifieke vraag, hier: "Welke garanties bestaan ​​er voor de ordelijke voortzetting of beëindiging van deze service in het geval dat de principal advisor het bedrijf niet verder kan brengen?"

• Elk noodplan biedt specifieke oplossingen voor een of meer specifieke problemen.
• Het plan gaat in op de manier waarop het bedrijf intern op het evenement reageert en ook hoe het extern reageert op het evenement.
• Meer uitgebreide noodplannen bestaan ​​waarschijnlijk uit verschillende specifieke plannen, zoals die in het voorbeeld, die elk betrekking hebben op een specifieke crisis of een onverwachte gebeurtenis.

Dit specifieke plan behandelt twee problemen die veel van de calamiteitenplannen gemeen hebben: gegevensverlies en leiderschapsonbekwaamheid. Andere problemen die rampenplannen vaak aanpakken, zijn:

• natuurrampen (ook impliciet in het voorbeeld)
• bedreigingen voor de openbare veiligheid, letsel bij werknemers en klanten en ongevallen op het werk in het algemeen
• wanbeheer, opzettelijke of onbedoelde
• responsieve planning tot specifieke problemen met productaansprakelijkheid.