Effectief gebruik van e-mail

Het gebruik van e-mail is doorgaans handiger dan het gebruik van meer formele communicatiemiddelen, maar velen weten niet goed hoe ze dit effectief moeten gebruiken. Als u zich niet op uw gemak voelt bij het gebruik van e-mail, heeft het potentieel om u veel tijd en energie te besparen voor uw communicatie met anderen, door u vertrouwd te maken met de basis.

E-mail schrijven

Wanneer u e-mail gebruikt, moet u weten hoe u effectief een bericht kunt schrijven. Begin met het creëren van een informatieve en overtuigende onderwerpregel. Veel mensen lezen hun e-mails niet vanwege een gebrek aan tijd. Veel van de e-mails die worden verwijderd, worden gekozen voor verwijdering op basis van hun onderwerpregel. Als je eenmaal de onderwerpregel hebt geschreven, focus je op het schrijven van een beknopte en duidelijke boodschap. Hoewel u de spelling en interpunctie correct zou moeten gebruiken, is dit geen formele zakelijke brief die alle dezelfde formaliteiten vereist.

Tijdsbeheer

Als het gaat om het gebruik van e-mail, moet u voorzichtig zijn met hoe u uw tijd doorbrengt. Als u niet voorzichtig bent, kunt u gemakkelijk een grote hoeveelheid tijd verspillen aan het omgaan met e-mail. Meestal is het het meest effectief om een ​​specifiek tijdstip te besteden aan het controleren van uw e-mail en deze af te handelen. Als je een systeem voor e-mailmeldingen hebt ingesteld, kun je constant merken dat je e-mail controleert en antwoordt. Als u een bepaalde tijd besteedt aan het controleren van uw e-mail, doet u dit meestal op een veel efficiëntere manier.

Organiserende

Als u eenmaal bent begonnen met het gebruik van e-mail, zouden de berichten snel kunnen beginnen. Wanneer dit gebeurt, is het normaal dat de berichten zich in uw inbox kunnen opbouwen. Meestal is een betere oplossing om uw berichten te organiseren, zodat uw inbox efficiënter is. Mappen instellen voor specifieke groepen e-mail. Verwijder berichten die u niet nodig hebt. Als u toestaat dat berichten zich opstapelen in uw inbox, kunt u onderweg enkele belangrijke over het hoofd zien.

Reageren op e-mail

Wanneer u een e-mail ontvangt en een reactie vereist, is het belangrijk om op een professionele manier te reageren. Probeer binnen een redelijke tijd te reageren. Reageer alleen op e-mails die specifieke antwoorden nodig hebben. Wanneer u reageert, antwoordt u niet in de meeste situaties op alles. Stuur in plaats daarvan gewoon een antwoord naar de persoon die u een bericht heeft gestuurd. Probeer ook de verleiding te weerstaan ​​om e-mails regelmatig door te sturen naar iedereen in je contactenlijst.