Voorbeelden van boekhoudsystemen

Boekhoudsystemen volgen de inkomsten en uitgaven van een organisatie of bedrijf. De boekhoudmethoden worden echter aangepast aan de specifieke boekhoudbehoeften van een bedrijf. De boekhouding van een bouwbedrijf verschilt enorm van het boekhoudsysteem voor een detailhandelaar. Een manager moet de specifieke boekhoudbehoeften van zijn bedrijf en branche definiëren en een systeem selecteren dat aan deze vereisten voldoet. Sommige bedrijven vereisen een krachtige voorraadcontrole, terwijl andere bedrijven gedetailleerde rapporten over debiteuren en onderhanden werk nodig hebben.

Een goed boekhoudsysteem moet managementrapporten, financiële overzichten, rapporten opgesteld voor buitenstaanders en adequate informatie voor het indienen van aangiften indienen.

Boekhoudsystemen voor fabrikanten

Fabrikanten maken en assembleren producten, dus hun boekhoudsystemen moeten informatie hebben over inventaris, arbeidsuren, overheadkosten en verkoopcommissies. Een fabrikant kan drie soorten inventaris hebben: grondstoffen, producten in productie en afgewerkte producten. Een fabrikant moet ook weten hoeveel manuren worden gebruikt om elk product te maken.

Salarisstelsels moeten ten minste drie soorten personeel bijhouden: productiearbeid per uur, administratief personeel per salaris en verkopers die door commissie worden betaald. Overheadkosten moeten worden toegewezen aan fabricagekosten om de individuele kosten voor elk product te bepalen.

Boekhoudsystemen voor retailers

Het bedrijf van een detailhandelaar bestaat uit het kopen en verkopen van producten. Het boekhoudsysteem van een retailer bevat een gedetailleerde rapportage van de voorraad. Deze details moeten het voorraadniveau, de jaaromzet, de winst van elk product en de bestelpunten bevatten. Omdat de meeste winkeliers veel verschillende producten kopen, heeft hun boekhoudsysteem uitgebreide informatie nodig over de status van crediteuren, levertijden en beschikbare kortingen.

Winkeliers verkopen voor contant geld, dus ze hebben rapporten nodig over hun bankrekeningen en verwerkingstijden en kosten voor creditcards. Point-of-sale-apparatuur moet rechtstreeks worden aangesloten op de boekhoudsoftware voor real-time rapporten.

Boekhoudsystemen voor distributeurs

De boekhoudsystemen voor distributeurs zijn vergelijkbaar met die voor detailhandelaren, maar distributeurs verkopen gewoonlijk tegen kredietvoorwaarden aan hun klanten, dus hebben ze verslagen over hun debiteurenverslagen nodig. Meer dan waarschijnlijk hebben meerdere mensen op kantoor toegang nodig tot debiteurenrapporten, zodat ze contact met klanten kunnen opnemen en late betalingen kunnen opvolgen.

Net als detailhandelaren hebben verdelers gedetailleerde informatie nodig over hun voorraad: de kosten van elk artikel, de omzet per product en de winst van elk product.

Boekhoudsystemen voor de bouw

Aannemers hebben verschillende behoeften van hun boekhoudsystemen. Ze hebben de mogelijkheid nodig om de kosten en voortgang van hun bouwprojecten te volgen. Het boekhoudsysteem voor contractanten moet de materiaalkosten vermelden van producten die naar elk project gaan, hoeveel manuren er worden verbruikt en wat het percentage van voltooiing van het project is.

Contractanten financieren de kosten van hun projecten meestal met bankkredietlijnen. Hun passiva zouden dus informatie moeten hebben over de bedragen opgenomen in de kredietlijnen en de vervaldata van leningen.

Boekhoudsystemen voor non-profitorganisaties

Non-profitorganisaties moeten hun donoren bijhouden om vast te stellen wie hen geld geeft. Een NPO is verplicht om eindejaarsverklaringen van hun donaties aan de donoren te sturen voor gebruik bij belastingaangiften.

De boekhoudsystemen voor non-profitorganisaties zouden in staat moeten zijn om inkomsten- en onkostendeclaraties te maken voor presentaties aan een raad van bestuur, belangrijke donoren en de overheid. Non-profitorganisaties hebben rapporten nodig die de bijdragen aan individuele programma's bijhouden ten opzichte van de gebudgetteerde bedragen.

Boekhoudsystemen zijn er in verschillende vormen die zijn aangepast aan de verschillende behoeften van een bedrijfstak. Hoewel het belangrijkste doel van een boekhoudsysteem het bijhouden van inkomsten en uitgaven is, zijn er veel verschillende manieren om dat te doen. Bedrijfsmanagers moeten een stap achteruit doen en hun exacte behoeften bepalen wanneer ze boekhoudprogramma's voor hun bedrijf overwegen. Managers hebben interne rapporten nodig die zijn aangepast voor besluitvormingsdoeleinden, jaarrekeningen voor presentatie aan beleggers en crediteuren en accurate gegevens voor belastingaangiften.