Effectieve en efficiënte communicatie

Bedrijfseigenaren en werknemers met uitstekende communicatieve vaardigheden kunnen effectief bijdragen aan een cultuur op de werkplek en een grotere impact hebben op klanten. Communicatievaardigheden zijn belangrijk bij het samenwerken aan projecten, het bieden van service aan klanten, het delen van ideeën in trainingssessies en het deelnemen aan andere uiteenlopende zakelijke situaties. Mensen die berichten kunnen verzenden en ontvangen, dienen duidelijk als vertegenwoordigers van het merk van een bedrijf en zijn effectiever in hun werk.

Actief luisteren

Ondernemers en werknemers moeten actief luisteren in hun interacties met klanten en collega's. Een supervisor die 10 werknemers beheert, heeft bijvoorbeeld een beperkte hoeveelheid tijd om aanwijzingen te geven aan elke medewerker. Als werknemers niet actief luisteren naar hun supervisor, hebben ze aan het eind meer vragen en verspillen ze de tijd van de supervisor, waarbij ze herhalen wat al is uitgelegd. Medewerkers moeten duidelijk zijn in wat ze tegen het publiek zeggen, bijvoorbeeld bij het afhandelen van klachten van klanten. Ze moeten luisteren naar het probleem van elke klant en in duidelijke bewoordingen aangeven wat ze kunnen doen, als er al iets is, om het probleem op te lossen. Voor beide scenario's vereist actief luisteren aandacht voor aanwijzingen die een persoon geeft, zowel in gesproken als in non-verbale uitingen, voordat een retourbericht wordt verzonden. Nadat een bericht is ontvangen, is het vaak nodig om te herhalen wat er is gehoord om het bericht te verduidelijken.

Team communicatie

Bedrijfseigenaren willen een team van medewerkers opbouwen die begrijpen hoe effectief in groepen te communiceren. Werkgevers willen bijvoorbeeld dat mensen hun ideeën duidelijk uitdrukken in groepsbijeenkomsten met woorden, non-verbale uitingen en gebaren. Ze moeten ook hun emoties uiten en verduidelijken wat zij zien als de gedachten en gevoelens van anderen in een team. Bewust zijn van het klimaat van je team is ook belangrijk. Zoek naar spanningen die opkomen bij bepaalde collega's en behandel ze professioneel voordat ze grotere conflicten veroorzaken. Soms kunnen werknemers ook het voortouw nemen bij het oplossen van problemen waarmee een groep wordt geconfronteerd en de groep helpen om effectief naar een oplossing te werken.

Interne communicatie

U kunt het beste nagaan hoe medewerkers efficiënt communiceren om de werkstroom en individuele productiviteit te maximaliseren. Dit omvat het zijn van een goed model voor efficiënte communicatie. Medewerkers kunnen bijvoorbeeld veel tijd besteden aan het typen van communicatie die rond de organisatie wordt verspreid. Michael Schrage van het Harvard Business Review Blog-netwerk suggereert dat je de eerste keer een e-mail correct maakt met de aanname dat deze wordt doorgestuurd naar anderen op de werkplek. Op deze manier verspil je geen tijd meer om terug te gaan naar de originele e-mail en deze te bewerken wanneer je klaar bent om deze te delen. Deel deze tip met medewerkers. Ze moeten hun e-mails bewerken om te voorkomen dat andere werknemers in verwarring raken, wat de productiviteit alleen maar verlaagt.

Technologie versus menselijke interactie

Voor effectieve en efficiënte communicatie moet u er zeker van zijn dat u het meest geschikte communicatieformaat gebruikt. U kunt te veel tijd besteden aan het delen van instructies met werknemers door e-mails te typen op een computer of mobiel apparaat. Soms is het efficiënter om op kantoor rond te lopen en uw verwachtingen snel te communiceren. U kunt ook de telefoon, de interoffice-memo, videochat of een virtuele werkruimte gebruiken om met werknemers te communiceren. Als de kans bestaat dat u verkeerd begrepen wordt met behulp van technologie, gebruik dan face-to-face communicatie met werknemers, in het bijzonder voor discipline en het oplossen van conflicten tussen werknemers.