Effectieve communicatie in een Training & Mentoring-programma

Trainings- en mentorprogramma's bieden studenten de vaardigheden en kennis om hun persoonlijke ontwikkeling te bevorderen. Formele onderwijsinstellingen, zoals klaslokalen voor universiteiten of opleidingscentra, bieden seminars, workshops en cursussen om studenten basiskennis te geven. Minder formele opties, zoals stages, stellen studenten in staat om van experts te leren. Effectieve communicatie zorgt ervoor dat duidelijke verwachtingen worden gesteld tussen de student en de mentor. Om succesvol te zijn, moeten de mentor en stagiair leerdoelen opstellen die specifiek, meetbaar, actie vereisen, realistisch en actueel zijn.

Kenmerken

Effectieve communicatie biedt regelmatig contact tussen de mentor en de stagiair. De communicatiemethode (e-mail, telefoon of vergaderingen) moet aan de behoeften van beide mensen voldoen. Inhoud die in de communicatie wordt behandeld, omvat doorgaans bronnenmateriaal, zoals casestudy's, video's en simulaties, evenals verwijzingen, zoals boeken en experts. Zelfevaluaties helpen studenten hun eigen sterke en zwakke punten te evalueren. Vervolgens kan de mentor het meest effectief een plan ontwikkelen om de student te helpen zijn doelen te bereiken. Zodra de mentorperiode is voltooid, moet een definitieve beoordeling worden uitgevoerd om te bepalen of er vooruitgang is geboekt.

Voordelen

Trainings- en mentorprogramma's met effectieve communicatiestrategieën helpen deelnemers informatie uit te wisselen zonder misverstand en verwarring. Door duidelijke, beknopte en tijdige gegevens te verstrekken, ondervinden deelnemers minder problemen. Door ervoor te zorgen dat informatie accuraat, volledig en bruikbaar materiaal weergeeft, kan het tijd besparen door verhelderende gesprekken achteraf te voorkomen. Het elimineren van bronnen van verwarring - bijvoorbeeld culturele vooroordelen of onjuiste aannames - stroomlijnt ook het communicatieproces verder.

Types

Effectieve communicatie vindt plaats via verbale kanalen, zoals vergaderingen, telefoongesprekken en conferenties via internet. Andere soorten communicatie omvatten geschreven methoden, zoals e-mail, brieven en sociale mediatechnologie, zoals wiki's, blogs, forums en instant messaging. Het kiezen van het juiste type communicatiekanaal verhoogt de kans op succesvolle interacties. Bijvoorbeeld, het gebruik van schriftelijke communicatie om een ​​lijst met stappen te bieden die vereist zijn om te voldoen aan een complexe procedure, is meestal effectiever dan het verlaten van een lang voicemailbericht. Ook moet de mentor bij het geven van feedback over de prestaties van de stagiair wachten op een persoonlijke ontmoeting of op zijn minst een livesessie omdat emotionele uitwisselingen verkeerd kunnen worden geïnterpreteerd in geschreven vorm.

technieken

Technieken voor effectief communiceren zijn onder meer actief luisteren en parafraseren om ervoor te zorgen dat elke deelnemer de andere persoon begrijpt. Mensen behouden meestal slechts een klein deel van wat ze horen, dus mentoren moeten er zeker van zijn dat ze belangrijke details herhalen. Wanneer mensen een bewuste poging doen om op te letten, doen ze er beter aan niet afgeleid te worden of de persoon te interpreteren voordat die persoon klaar is met spreken. Het herformuleren van wat zojuist werd gezegd, helpt ook ervoor te zorgen dat de stagiair en mentor de zaak hebben begrepen.

Expert Insight

Effectief communiceren in trainings- en mentorprogramma's vereist barrières opheffen om ervoor te zorgen dat de stagiair het advies op de beste manier ontvangt. Berichten die te lang, chaotisch of incorrect zijn, kunnen tot problemen leiden. Misverstanden en misinterpretaties ondermijnen de relatie. Veel aandacht schenken aan toon en lichaamstaal kan ook effectievere communicatie mogelijk maken en zorgen voor een succesvolle mentorervaring.