Moeten onkostenvergoedingen als inkomsten worden gerapporteerd?

Onkostenvergoedingen zijn geen werknemersinkomsten, dus hoeven ze niet als zodanig te worden gerapporteerd. Hoewel de cheque of aanbetaling wordt uitbetaald aan uw werknemer, telt deze niet mee als loonstrookje of loonstorting. Wanneer u een kostenvergoedingstest of storting voor een werknemer maakt, betaalt u niet voor de tijd of het werk van die werknemer. In plaats daarvan betaalt u een bedrag terug dat uw werknemer heeft uitgetrokken voor iets dat uw bedrijf zal gebruiken.

Tip

• Medewerkersvergoedingen hoeven niet als inkomsten te worden gerapporteerd. Het is zelfs een uitgave, omdat u iets terugbetaalt dat een medewerker heeft uitgegeven voor het bedrijf.

Hoe onkostenvergoedingen te registreren

Een onkostenvergoeding moet worden geregistreerd als een uitgave en worden opgenomen in de categorie waar deze valt. Als u een restaurant bezit en een werknemer vergoedt voor het ophalen van een container zout op weg naar zijn werk, moet die vergoeding als voedselkosten worden geregistreerd. Als uw medewerker batterijen voor uw rookmelder opneemt, moeten de uitgaven als verbruiksartikelen worden geregistreerd.

Inkoopuren en de loonlijst

Hoewel de kosten die u vergoedt geen loonkosten zijn, moet de tijd die het kost om de boodschap te doen en de aankoop te doen, worden opgenomen in uw loonlijst. Als een werknemer een loon verdient en stopt bij de winkel op weg naar zijn werk, is het eerlijk om deze tijd als loonlijsturen op te nemen. Als de werknemer die in de winkel stopt betaald wordt op basis van loon, heeft deze winkeltijd geen invloed op de loonlijst omdat het werk van die werknemer wordt vergoed tegen een vaste prijs.

Typen vergoedingen voor werknemers

U moet werknemers dollar betalen voor dollars voor aankopen die rechtstreeks door uw bedrijf worden gebruikt, zoals materialen en benodigdheden. Andere uitgaven, zoals gesubsidieerde maaltijden, kunnen gedeeltelijk worden vergoed, zoals het bedrijf dat de helft van het tabblad betaalt. Als u slechts een deelbedrag voor een bepaald soort uitgaven betaalt of per dag betaalt, moet dit beleid vooraf duidelijk worden vermeld, zodat uw werknemers weten wat ze kunnen verwachten voordat ze het geld uitgeven.

Uitgaven voor personeelskosten worden vaak vergoed tegen een vast tarief per mijl, meestal het bedrag dat de IRS aan het begin van het kalenderjaar bedient als standaardaftrek.

Medewerkersvergoeding Record bijhouden

Werknemers moeten u bonnen verstrekken om vergoedingen te ontvangen. Met deze procedure kunt u controleren of u daadwerkelijk betaalde bedragen vergoedt en krijgt u documentatie voor uw eigen belastinggegevens. Voor mijlenvergoedingen moeten uw medewerkers kilometers logboeken bijhouden. Dit kunnen formulieren zijn die u opgeeft, of records die ze zelf maken.

Een logboek voor medewerkerskilometers moet het starten en afronden van de kilometerstand omvatten, evenals de netto kilometerstand die u als basis voor de terugbetaling zult gebruiken. Pendelmijlen komen niet in aanmerking voor kilometervergoedingen.