Nadelen en voordelen bij het budgetteren van een projecttaak

Door individuele projecttaken te budgetteren, kunt u de kosten van uw bedrijf op een gedetailleerd niveau beheren, maar deze praktijk kent geen nadelen. Het budgetteringsproces kost tijd en kan het inzicht van uw werknemers in wat u belangrijk vindt in het bedrijf, veranderen. Net als veel andere managementtools, is de sleutel om te bepalen of de voordelen opwegen tegen de kosten.

Kostenbeheersing

Het belangrijkste voordeel van het budgetteren van projecttaken is de toegenomen controle en details die de manager verkrijgt bij het maken van het budget. Bij het beheren van het budget op een algemeen projectniveau kan de manager geen rekening houden met verschillen in resources die nodig zijn tussen heel verschillende taken. Een projectbudget voor het voltooien van een consultingopdracht kan bijvoorbeeld in totaal 400 uur aan arbeid zijn, maar zonder de projecttaken afzonderlijk te budgetteren, kan de projectmanager de oorzaak van eventuele budgetoverschrijdingen niet onderzoeken. In plaats daarvan ziet de manager gewoon dat het project over het budget ging. Wanneer de taken afzonderlijk worden gebudgetteerd, is het duidelijk waar het project mis ging.

Financiële focus

Taakbudgettering heeft niet alleen directe voordelen, maar ook indirecte voordelen. Door projecttaken te budgetteren, worden werknemers vaker in kleinere stappen blootgesteld aan het budget. Dit dient om medewerkers regelmatig te herinneren aan het belang van budgettering. Denk aan dit voorbeeld: stel je voor hoe moeilijk het zou zijn om gewichtsverlies te beheren als we slechts één keer per jaar naar de schaal zouden kijken. Omdat we in staat zijn om vaker budgetfeedback te krijgen bij het budgetteren van projecttaken, is algemeen budgetbeheer eenvoudiger en effectiever.

Werknemerswaarden

Het concentreren van medewerkers op het budget is geweldig voor het motiveren van fiscale resultaten, maar soms kan dit ertoe leiden dat werknemers andere delen van hun baan vergeten. Een van de nadelen van budgetteren op een taakniveau is dat werknemers zich te veel kunnen concentreren op het behalen van het budget en dit ten koste van de klantenservice of zelfs ethisch gedrag. Dit is met name een punt van zorg als de werknemerscompensatie gekoppeld is aan het behalen of overschrijden van een bonus. Managers moeten ervoor zorgen dat ze werknemers belonen voor gedrag dat goed is voor het bedrijf, niet slechts één aspect ervan.

Kosten van management

Verhogingen van bedrijfsmonitoring of -beheer zijn zelden kosteloos. Het is belangrijk om ervoor te zorgen dat budgetteren op taakniveau kosteneffectief is voor uw bedrijf. Als uw bedrijf veel vergelijkbare projecten heeft, kan het zinvol zijn om een ​​budget op taakniveau in te stellen en het vervolgens enigszins te wijzigen voor andere projecten. Als uw bedrijf echter projecten heeft die erg van elkaar verschillen, is het instellen en wijzigen van verschillende budgetten misschien gewoon te veel werk voor het potentiële voordeel dat het biedt.