De beste manieren om e-mails met bedrijfseigendommen af ​​te handelen

Het omgaan met gefrustreerde en boze werknemers maakt deel uit van de verantwoordelijkheden van een klein bedrijfseigenaar. Wanneer u een argumentatieve e-mail ontvangt, kan het moeilijk zijn om gefocust te blijven. Maar dat betekent niet dat je je emoties uit de hand moet laten lopen. Houd in plaats daarvan je gevoelens onder controle, analyseer de situatie en pas je acties dienovereenkomstig aan.

Wacht

Na het lezen van een argumentatieve e-mail is het normaal dat defensieve gevoelens naar de oppervlakte komen. Blijf kalm. Gun jezelf wat tijd om de opmerkingen in je geest te laten bezinken. Vuur geen e-mail af op basis van je eerste reactie. Als je snel reageert, zonder jezelf tijd te geven om na te denken, kun je iets betreurenswaardigs doen. Als eigenaar van een klein bedrijf, geef het goede voorbeeld en beoefen terughoudendheid.

Analyseren

Nadat je tijd hebt gehad om na te denken, lees je de e-mail opnieuw. Negeer eventuele uitdagende opmerkingen of onprofessionele taal. Zoek naar het doel van het bericht. Ontdek wat de werknemer dwars zit. Zodra u het probleem kent, kunt u proberen het op te lossen. Denk aan het argument van de werknemer en beslis hoe u op hem moet reageren.

Confronteren

Bel de medewerker aan de telefoon. Leg gerust uit dat u zijn e-mail hebt ontvangen en dat u de zorgpunten wilt bespreken. Vraag hem om je op kantoor te ontmoeten. Begin de vergadering met een opmerking als: "Ik begrijp dat u gefrustreerd bent omdat u niet wordt gepromoveerd. Laat me uitleggen waarom ik heb besloten om u in uw huidige positie te houden." Leg uw beslissing uit aan de werknemer. Als hij je probeert te onderbreken of ruzie maakt, zeg dan rustig: "Ik wil horen wat je te zeggen hebt, maar laat me alsjeblieft stoppen met praten."

Luister

Nadat u uw positie heeft aangegeven, laat u de medewerker reageren. Wees voorbereid op hem om te luchten of proberen zijn punt te beargumenteren. Sta jezelf niet toe om een ​​ruzie met hem aan te gaan. Luister, praat niet. Uiteindelijk zal de werknemer stoppen met praten. Voorzie uw antwoord van te voren met een neutrale uitspraak zoals: "Ik hoor wat u zegt en ik respecteer uw positie." Volg uw oplossingen op. Misschien moet je dingen herhalen die je eerder hebt gezegd om je punt te maken.

Correct

Zorg ervoor dat de medewerker weet dat terwijl je geïnteresseerd bent in zijn gedachten en meningen, je wilt dat hij ze op een beleefde en respectvolle manier benadert. Zeg iets als: "Ik begrijp uw frustraties, maar ik wil een bedrijfscultuur van respect koesteren.Gebruik een respectvolle toon in al uw werkgerelateerde communicatie met mij en uw collega's en ik zal hetzelfde doen."