Wat zijn grootboekcodes?

Grootboekcodes zijn cijfers die u toewijst aan verschillende debet- of creditboekingen om de boekhouding eenvoudiger en functioneler te maken. Door cijfers toe te wijzen aan verschillende soorten schulden of vorderingen, kunt u minder tijd besteden aan het invoeren van gegevens, snel uw informatie sorteren en eenvoudige rapporten voorbereiden die u mogelijk eenmalig of vaak gebruikt.

Grootboek

Een grootboek is een eenvoudige lijst van uw werkelijke inkomsten en uitgaven. In tegenstelling tot een budgetblad met een overzicht van uw verwachte inkomsten en uitgaven, of een rapport over vorderingen of schulden waaruit blijkt wat u verschuldigd bent of verschuldigd bent, registreert een grootboek transacties alleen als ze zich voordoen. Zelfs als u slechts één bankrekening heeft die u voor uw bedrijf gebruikt, is het een goed idee om een grootboek bij te houden om eventuele fouten die u of uw bank zou kunnen maken, te herkennen. Doe dit door een maandelijkse afstemming uit te voeren, of een vergelijking van uw grootboek met uw bankafschrift. Als u een betaalrekening, creditcard en kredietlimiet gebruikt om de rekeningen van uw bedrijf te betalen, kunt u met een grootboekrekening alle uitgaven in één document bewaren.

Ledger Codes

Grootboekcodes zijn cijfers die u gebruikt om een te betalen of te ontvangen type aan te duiden. U kunt bijvoorbeeld uw telefoonbetalingen aangeven met een code van 100. Uw elektriciteitsbetalingen kunnen 101 zijn. U kunt uw document op elk moment op grootboekcode sorteren om te zien hoeveel u voor telefoons of hulpprogramma's hebt betaald.

Coding

De eenvoudigste manier om grootboekcodes toe te wijzen, is om te beginnen met een cijfer, zoals 100, om aan elke volgende credit- of debitcategorie een cijfer toe te wijzen dat nog een cijfer aan het nummer toevoegt. In dit geval zouden uw eerste vijf codes 100, 101, 102, 103 en 104 zijn. Om uw codes nuttiger te maken, wijst u cijfers toe aan een specifieke betekenis voor eenvoudiger sorteren. Begin bijvoorbeeld alle debitcategorieën met het cijfer 1 en alle kredietcategorieën met het cijfer 2. Uw eerste twee debetcodes kunnen 100 en 101 zijn en uw eerste twee kredietcodes zijn 200 en 201. Zo kunt u snel alle van uw afschrijvingen of tegoeden. Voeg extra cijfers toe voor het groeperen van andere inkomsten- en uitgavencategorieën.

Codering voorbeelden

Als u tijdschriftenprintadvertenties, banners op uw websites verkoopt en u de circulatielijst huurt, kunt u alle printinkomsten met het cijfer 2 na uw eerste creditcodenummer, uw bannerinkomen met een 3 en uw lijstnummer met een 4 opgeven. In dit geval is uw inzending voor gedrukte advertenties 120, voor banneradvertenties 130 en voor verhuur van lijsten 140. U kunt dit blijven uitbreiden. Als u bijvoorbeeld in kleur en in zwart-wit gedrukte advertenties verkoopt, kunt u het derde cijfer van uw code als 1 voor kleurenadvertenties en 2 voor zwart en wit toevoegen. Als u viercijferige codes had gebruikt, zou uw code voor advertenties in kleurendruk 1210 zijn en zou uw code voor zwart-witadvertenties 1220 zijn. Hiermee kunt u snel uw totale printverkopen bepalen en uitsplitsen hoeveel er uit kleuradvertenties kwam.

Namen Vs. cijfers

In plaats van het vervangen van grootboekcodes voor beschrijvende woorden, neemt u beide op. Zelfs als u weet dat de grootboekcode 130 reclame voor banneradvertenties betekent, is het mogelijk dat een nieuwe of vervangende boekhouder of belastingopvuller uw codes niet kent. Als u of een tijdelijke boekhouder per ongeluk uw invoer verkeerd heeft ingevoerd, kunt u met woorden naast elkaar uw fouten snel rechtzetten.

Sorteren / Totaliseren / Middelingstijd

Naast het gebruik van grootboekcodes voor het uitvoeren van eenmalige rapporten, kunt u deze gebruiken om totalen en gemiddelden voor inkomsten- en uitgavencategorieën te maken. Hiermee maakt u realtime updates telkens wanneer u een invoer uitvoert. Als u bijvoorbeeld uw totale telefoonuitgaven of gemiddelde maandelijkse kantoorbestedingskosten bijhoudt met cellen 'Totaal' en 'Gemiddeld', kunt u uw huidige prestaties vergelijken met uw budget zonder aparte rapporten te hoeven uitvoeren.

Voorbeeld rekeningschema

Bij twijfel over uw vermogen om een grootboekcodesysteem op te zetten, overweeg dan tijdelijk een boekhouder of accountant in te huren om uw boekhoudsysteem of software op te zetten. Het onderhoud van een bestaand systeem is over het algemeen eenvoudiger dan vanaf de grond af aan bouwen.

Voorbeelden van geldrekeningen: